เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นสิ่งจำเป็น และมีความสำคัญสำหรับการดำเนินงานของแต่ละบริษัท เนื่องจากการจัดทำเอกสารสัญญา เอกสารด้านบัญชี หรือเอกสารอื่น ๆ ทางด้านกฎหมายที่เป็นผลให้บริษัทดำเนินไปอย่างเป็นรูปธรรม ดังนั้นการเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เข้ากับการใช้งานวัตถุประสงค์ของบริษัทนั้นเป็นเรื่องที่ต้องคำนึงถึง

เครื่องถ่ายเอกสารในปัจจุบันมีให้เลือกหลายประเภท ตั้งแต่เครื่องถ่ายเอกสารดิจิตอลความเร็วสูง เครื่องถ่ายเอกสารขาว-ดำ เครื่องถ่ายเอกสารสี ฯลฯ เพื่อตอบโจทย์การใช้งานที่แตกต่างกัน บางรุ่นยังมีฟังก์ชันเสริมเช่น การพิมพ์, การสแกน, การรวมเล่ม เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานมากยิ่งขึ้น

คุณสมบัติสำคัญของเครื่องถ่ายเอกสารที่ดีคือ ความเร็วในการทำสำเนา คุณภาพของภาพสำเนาทั้งภาพขาวดำและสี ความสามารถในการรองรับขนาดกระดาษที่หลากหลาย รวมถึงปริมาณงานสูงสุดต่อวัน นอกจากนี้ ประสิทธิภาพในการใช้พลังงาน และความง่ายในการใช้งาน และบำรุงรักษาก็เป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาด้วยเช่นกัน

เทคโนโลยีเครื่องถ่ายเอกสาร ที่จะทำให้การทำงานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ความเร็วของเครื่องถ่ายเอกสาร
   ปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารแต่ละแบรนด์นั้นเริ่มผลิตออกมาให้มีความรวดเร็วในการทำงาน เนื่องจากหลายองค์กรคาดหวังการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารต่อวันเป็นจำนวนมาก การที่เครื่องถ่ายเอกสารมีความเร็วไม่มาพอในการถ่ายเอกสาร ทำงานช้าเกินไป และในบางครั้งอาจเกิดคสามร้อนสะสมในการถ่ายเอกสาร จนทำให้เครื่องพัง และการทำงานก็สะดุดไปด้วย ดังนั้นการเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่มีความเร็ว ถือเป็นการดำเนินความสะดวกให้กับองค์กรได้ไม่น้อยเลยทีเดียว
   
   
2. เครื่องถ่ายเอกสารแบบมัลติฟังก์ชัน
   ปัจจุบันหลายองค์กรเลือกใช้เครื่องถ่ายเอกสารระบบมัลติฟังก์ชัน ที่สามารถทำงานได้อย่างหลากหลาย ทำให้การทำงานเกิดความสะดวก และรวดเร็ว โดยเครื่องถ่ายเอกสารแบบมัลติฟังก์ชัน จะมีการทำงานอย่างหลากหลายมิติ สามารถสั่งพิมพ์ได้จากคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป มือถือและแท็ปเล็ต การใช้คำสั่งสแกนเอกสารแบบออนไลน์ โดยไม่จำเป็นต้องอยู่หน้าเครื่อง แต่สามารถสั่งการผ่านโต๊ะทำงานของเราได้เลย อีกทั้งยังสามารถใช้งานผ่าน Wi-Fi หรือสาย LAN ก็ได้ ถือเป็นเทคโนโลยีที่เพิ่มความสะดวกสบาย ให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
   

เทคโนโลยีเครื่องถ่ายเอกสารสมัยใหม่ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจยุคดิจิทัล ด้วยเทคโนโลยีล้ำสมัยต่างๆ เหล่านี้

1.เทคโนโลยีระบบสแกนเนอร์ความละเอียดสูง
เครื่องถ่ายเอกสารรุ่นใหม่มาพร้อมสแกนเนอร์ความละเอียดสูงถึงระดับ 600x600 dpi สามารถจับรายละเอียดของต้นฉบับได้อย่างคมชัด ทำให้สำเนาออกมามีคุณภาพเทียบเท่าต้นฉบับอย่างแท้จริง

2.เทคโนโลยีครื่องถ่ายเอกสารปรับปรุงคุณภาพภาพอัตโนมัติ
เทคโนโลยีระบบประมวลผลภาพด้วยอัลกอริทึมขั้นสูง ช่วยปรับแต่งคุณภาพของภาพและตัวอักษรบนสำเนาให้ดูคมชัดขึ้น แม้จากต้นฉบับที่มีสภาพไม่สมบูรณ์ก็ตาม

3.การพิมพ์ด้วยหมึกพิมพ์เม็ดสีแท้
เครื่องถ่ายเอกสารบางรุ่นสามารถพิมพ์ด้วยหมึกพิมพ์เม็ดสี ช่วยให้ได้สำเนาสีที่สวยงามและคมชัดเหมือนงานพิมพ์มืออาชีพ ตอบโจทย์การใช้งานที่ต้องการสีสันสดใส

4.ระบบพิมพ์ดูพลิกเกท
เทคโนโลยีนี้ช่วยให้งานพิมพ์ด้านหน้าและด้านหลังมีความสมดุลกัน ลดปัญหาด้านการจัดวางตำแหน่งภาพ เหมาะสำหรับการพิมพ์เอกสารสองด้าน

5.การสแกนเข้าระบบดิจิทัล
เครื่องถ่ายเอกสารรุ่นใหม่รองรับการสแกนเอกสารเพื่อแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล สามารถเชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายสำนักงาน นำไปสู่การจัดเก็บ และแบ่งปันเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

6.ระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล และพลังงาน
มีตัวเลือกการรักษาความปลอดภัยด้วย PIN หรือการสแกนลายนิ้วมือ รวมถึงโหมดประหยัดพลังงานเพื่อลดการใช้ไฟฟ้าขณะไม่ได้ใช้งาน

เทคโนโลยีสุดล้ำของเครื่องถ่ายเอกสารระบบมัลติฟังก์ชัน ที่ทำให้หลายองค์กรเลือกใช้

1. สร้างความเป็นระบบระเบียบในองค์กร
   ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเครื่องถ่ายเอกสารที่ดี จะทำให้การทำงานขององค์กรมีประสิทธิภาพ โดยเครื่องถ่ายเอกสารแบบมัลติฟังก์ชัน ช่วยให้การทำงานด้านเอกสารมีความสะดวก รวดเร็ว และเป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น
   
   
2. ข้อมูลการทำงานมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
   ปัจจุบันหลายคนให้ความสำคัญกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA ดังนั้นการเลือกใช้เครื่องถ่ายเอกสารที่ตอบโจทย์กฎหมายดังกล่าวก็เป็นเรื่องที่องค์กรควรให้ความสำคัญ เครื่องถ่ายเอกสารระบบมัลติฟังก์ชันจึงเป็นไอเท็มที่หลายองค์กรเลือกใช้เนื่องจากสามารถกำหนดสิทธิ์สำหรับการใช้งานเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้ตามต้องการ
   
   
3. หลากหลายรูปแบบการใช้งานในเครื่องเดียว
   เครื่องถ่ายเอกสารระบบมัลติฟังก์ชัน สามารถใช้งานได้อย่างหลากหลายรูปแบบ ไม่เพียงแค่การถ่ายเอกสารเท่านั้น แต่ยังสามารถสแกนเอกสารแฟกซ์ สามารถพิมพ์ภาพ หรือเอกสารผ่านอุปกรณ์อื่น ๆ ได้ เช่น แล็ปท็อป ไอแพด มือถือ หรือแม้กระทั่ง USB Drive เรียกว่ามีเครื่องถ่ายเอกสารระบบมัลติฟังก์ชันเครื่องเดียวสามารถใช้งานได้คุ้มค่า
   
   
4. ช่วยเซฟงบประมาณ
   องค์กรที่ใช้เครื่องถ่ายเอกสารระบบมัลติฟังก์ชัน จะใช้งบประมาณด้านเอกสารน้อยกว่าองค์กรที่ใช้เครื่องปริ้นท์ทั่วไป เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสารเฉลี่ยต่อแผ่นของเครื่องปริ้นท์มีค่าใช้จ่ายที่มากกว่าเครื่องถ่ายเอกสารระบบมัลติฟังก์ชัน
   
   
5. ใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง การทำงานไม่สะดุด
   เครื่องถ่ายเอกสารระบบมัลติฟังก์ชัน ในปัจจุบันนั้น ถูกออกแบบมาให้ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนหมึกพิมพ์ และอะไหล่บางชิ้นได้ด้วยตัวเองได้ ไม่ต้องเสียเวลายกเครื่องไปซ่อมที่ศูนย์ ทำให้สะดวก และง่ายต่อการใช้งาน ที่สำคัญคือไม่ต้องกังวลว่าการทำงานจะสะดุดไม่ต่อเนื่องอีกด้วย

การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้ตอบโจทย์การทำงานขององค์กรนั้นควรคำนึงถึงหลายปัจจัย ทั้งขนาดองค์กร รูปแบบการทำงาน แต่หากองค์กรของคุณเป็นองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่การเลือกใช้เครื่องถ่ายเอกสารระบบมัลติฟังก์ชัน ก็น่าจะเหมาะสม และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดีขึ้นได้