วิธีลดต้นทุนงานพิมพ์ในบริษัทด้วยการเลือกตลับหมึกให้เหมาะสม

ในยุคปัจจุบันที่ธุรกิจต้องเผชิญกับการแข่งขันที่สูง และ ในภาวะต้นทุนที่เพิ่มขึ้น การควบคุมค่าใช้จ่ายจึงถือเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกบริษัทไม่ควรมองข้าม หนึ่งในค่าใช้จ่ายที่มักถูกประเมินต่ำเกินไปคือ “ต้นทุนงานพิมพ์” ไม่ว่าจะเป็นเอกสารภายใน รายงานการประชุม เอกสารทางบัญชี หรือ แม้แต่เอกสารสำหรับลูกค้า ล้วนต้องใช้หมึกพิมพ์เป็นองค์ประกอบหลัก หากบริษัทไม่มีวิธีการบริหารจัดการที่ดี ต้นทุนส่วนนี้อาจพุ่งสูงขึ้นโดยไม่รู้ตัว ซึ่งการเลือกตลับหมึกที่เหมาะสม เป็นอีกหนึ่งในกลยุทธ์สำคัญที่จะช่วยลดต้นทุนงานพิมพ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่แค่ประหยัดเงินเท่านั้น แต่ยังช่วยยืดอายุการใช้งานของเครื่องพิมพ์ ลดความเสียหายจากการใช้งานที่ไม่ถูกต้อง และ ยังสนับสนุนการทำงานที่ต่อเนื่อง ไม่มีสะดุด ดังนั้นบทความนี้เราจะพาคุณไปทำความเข้าใจถึงความสำคัญของตลับหมึก วิธีการเลือกใช้ให้เหมาะสม ตลอดจนเทคนิคต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้บริษัทของคุณลดต้นทุนงานพิมพ์ตลับหมึกได้อย่างยั่งยืน

ทำไมต้นทุนงานพิมพ์ตลับหมึกถึงมีต้นสูงกว่าที่คิด?

หลายๆบริษัทมักไม่รู้ว่าตนเองต้องใช้จ่ายกับงานพิมพ์มากเพียงใด เพราะค่าใช้จ่ายส่วนนี้จะถูกกระจายออกไป เช่น การซื้อกระดาษ การซื้อตลับหมึก หรือ แม้แต่การบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์ ตัวเลขเล็ก ๆ เหล่านี้เมื่อนำมารวมกันต่อเดือน หรือ ทั้งปีอาจสูงจนคาดไม่ถึง ซึ่งปัจจัยที่ทำไมจึงทำให้ต้นทุนด้านงานพิมพ์จึงสูงขึ้น ได้แก่ การใช้ตลับหมึกแท้ที่มีราคาสูง แม้คุณภาพดีแต่ราคาอาจสูงเกินจำเป็น , การเลือกตลับหมึกไม่เหมาะกับงานพิมพ์ เช่น ใช้หมึกคุณภาพสูงสุดสำหรับงานภายในที่ไม่ต้องการความละเอียด , ปัญหาตลับหมึกปลอมคุณภาพต่ำ ที่จะทำให้พิมพ์ซ้ำ หรือ เครื่องเสียบ่อย , พฤติกรรมการพิมพ์ที่ไม่ถูกควบคุม เช่น พิมพ์สีทั้งที่งานนั้นใช้ขาวดำได้ และ การขาดระบบติดตามต้นทุน ทำให้ไม่รู้ว่ามีการใช้หมึกไปเท่าไรในแต่ละแผนก เป็นต้น จากปัจจัยเหล่านี้นั้นจึงทำให้ “ตลับหมึก” กลายเป็นหัวใจสำคัญที่บริษัทควรให้ความสำคัญ

ทำความรู้จักประเภทของตลับหมึก และ การใช้งาน

ก่อนอื่นการเข้าใจประเภทของตลับหมึกนั้น คือ ก้าวแรกในการเลือกใช้ให้เหมาะสม โดยตลับหมึกสามารถแบ่งประเภทได้ดังนี้

1. ตลับหมึกแท้ (Original / OEM)

   ตลับหมึกแท้นั้นจะถูกผลิตโดยผู้ผลิตเครื่องพิมพ์โดยตรง ซึ่งจะมีคุณภาพสูงที่สุด มีสีสัน และ ความคมชัดในมาตรฐานที่สูง โดยตลับหมึกแท้จะมีราคาสูง แต่ก็นใจในความเข้ากันกับเครื่องได้อย่างแน่นอน

2. ตลับหมึกเทียบเท่า (Compatible)

   ตลับหมึก ประเภทนี้นั้นจะถูกผลิตโดยบริษัทอื่นๆที่ไม่ใช้บริษัทผู้ผลิตเครื่องพิมพ์แต่สามารถใช้ร่วมกับเครื่องพิมพ์ได้ จะมีราคาถูกกว่าตลับแท้มากประมาณ (30-50%) แต่ก็มีคุณภาพแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับผู้ผลิตที่มีคุณภาพ หรือ ไม่

3. ตลับหมึกรีฟิล (Refill / Remanufactured)

   ตลับหมึกแบบรีฟิลนั้นเป็นการนำตลับเก่ามาเติมหมึก หรือ ซ่อมแซมแล้วใช้ใหม่ ซึ่งจะมีราคาประหยัดที่สุด และ เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม โดยหากเลือกผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือได้ คุณภาพจะไม่ต่างจากตลับแท้มากนักเลยทีเดียว

วิธีเลือกใช้ตลับหมึกให้เหมาะกับการทำงานของบริษัทเพื่อลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น

ในการเลือกใช้ตลับหมึกนั้นเราควรพิจารณาจากหลายๆปัจจัย ไม่ใช่แค่ราคา แต่ต้องดูองค์รวมทั้งหมดซึ่งจะประกอบไปด้วย

1. วิเคราะห์ความต้องการพิมพ์ขององค์กร

   สำหรับบริษัทที่ต้องพิมพ์งานเอกสารปริมาณมากๆแต่ไม่เน้นการพิมพ์สีมากนักควรเลือก ตลับหมึกขาวดำเทียบเท่า เพื่อความประหยัดในการใช้งาน อีกทั้งหากเป็นบริษัทที่ต้องทำงานด้านออกแบบ กราฟิก การพิมพ์โฆษณาควรเลือกใช้ ตลับหมึกแท้ เพื่อความแม่นยำของสี และ ความเป็นมาตราฐานของผลงาน และ หากเป็นบริษัทที่ต้องการควบคุมค่าใช้จ่ายในระยะยาว ตลับหมึกรีฟิล อาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดนั้่นเอง

2. พิจารณาค่าใช้จ่ายต่อแผ่น (Cost per Page)

   การเลือกใช้งานนั้นไม่ควรดูแค่ราคาตลับหมึกเพียงเท่านั้น แต่ต้องคำนวณว่า ตลับหนึ่งสามารถพิมพ์ได้กี่หน้า และ ต้นทุนต่อหน้ามีค่าเท่าไร วิธีนี้จะช่วยให้เห็นความคุ้มค่าที่แท้จริงได้อย่างชัดเจน

3. ความน่าเชื่อถือของผู้จำหน่าย

   ในการเลือกใช้งานตลับหมึกนั้น ควรซื้อจากผู้จำหน่ายที่มีการรับประกัน มีบริการหลังการขาย และ รีวิวที่ดี เพื่อป้องกันปัญหาคุณภาพในภายหลังได้

เทคนิคการจัดการต้นทุนงานพิมพ์ร่วมกับการเลือกตลับหมึกที่เหมาะสม

นอกจากการเลือกตลับหมึกที่เหมาะสมแล้ว ยังสามารถใช้กลยุทธ์ต่างๆเพื่อควบคุมต้นทุนได้ดียิ่งขึ้น โดยสามารถทำได้ดังนี้ กำหนดนโยบายการพิมพ์ในบริษัท เช่น ให้พิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ หรือ ใช้สีขาวดำเป็นค่าเริ่มต้น , เลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดการงานพิมพ์ เพื่อติดตามว่าแผนกใดใช้หมึกมากเกินไป , บำรุงรักษาเครื่องพิมพ์สม่ำเสมอ เพื่อป้องกันการสิ้นเปลืองหมึกจากปัญหาทางเทคนิค , ฝึกอบรมพนักงาน ให้รู้จักใช้หมึกอย่างคุ้มค่า เช่น ไม่พิมพ์ซ้ำโดยไม่จำเป็น และ ซื้อตลับหมึกแบบแพ็กใหญ่ หรือ สัญญาซื้อประจำ เพื่อลดต้นทุนต่อหน่วยให้ต่ำลง

ประโยชน์ของการเลือกใช้ตลับหมึกอย่างเหมาะสม

เมื่อบริษัทต้องเลือกใช้ตลับหมึกได้อย่างเหมาะสมนั้น จะเกิดประโยชน์ในด้านต่างๆมากมายดังต่อไปนี้ เช่น ช่วยลดต้นทุนงานพิมพ์ลงอย่างชัดเจน , ช่วยยืดอายุการใช้งานของเครื่องพิมพ์ได้อย่างมาก , ช่วยลดความเสี่ยงจากเครื่องเสีย และ งานหยุดชะงัก , ได้คุณภาพงานพิมพ์ที่เหมาะสมกับความต้องการ และ ยังช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์องค์กรที่ใส่ใจด้านสิ่งแวดล้อม หากเลือกหมึกรีฟิล นั้นเองโดยทั้งหมดนี้ต่างก็เป็นประโยชน์หากเราเลือกตลับหมึกได้อย่างเหมาะสมนั้นเอง

จากที่กล่าวมาทั้งหมดจะพบว่าวิธีการลดต้นทุนงานพิมพ์ในบริษัทด้วยการเลือกตลับหมึกให้เหมาะสมนั้น เป็นกลยุทธ์ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และ ประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมีนัยสำคัญ การเลือกตลับหมึกที่เข้ากันได้กับเครื่องพิมพ์ การใช้ตลับหมึกเทียบเท่า หรือ ความจุสูง การตั้งค่าโหมดประหยัดหมึก การบริหารจัดการงานพิมพ์ การบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์ และ การใช้โปรแกรมรีไซเคิล ล้วนแล้วแต่เป็นวิธีที่ช่วยลดต้นทุนต่อหน้า และ ยืดอายุการใช้งานของเครื่องพิมพ์ได้อย่างมาก ด้วยการวางแผน และ เลือกใช้ตลับหมึกอย่างรอบคอบ บริษัทจะสามารถลดค่าใช้จ่ายได้ถึง 20-50% พร้อมรักษาคุณภาพงานพิมพ์และ สนับสนุนความยั่งยืนในระยะยาวได้อีกด้วยดังนั้นหากกำลังมองหาตลับหมึกที่ได้คุณภาพ และ มีราคาที่เหมาะสมนั้นเราขอแนะนำ บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการเครื่องถ่ายเอกสาร Kyocera เครื่องพิมพ์เลเซอร์ เครื่อง ALL IN ONE และ scanner แบบครบวงจร ด้วยประสบการณ์ยาวนานกว่า 30 ปี เราพร้อมให้คำปรึกษา และ จัดจำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารในราคาย่อมเยา รวมถึงบริการให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องปริ้นเตอร์ทั้งแบบเลเซอร์ และ เลเซอร์สี เพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของลูกค้านอกจากเครื่องพิมพ์แล้ว เรายังมีอุปกรณ์งานพิมพ์ครบครัน เช่น ตลับหมึก ผงหมึก ดรัมเครื่องปริ้น และ หมึกพิมพ์ชนิดต่างๆ ให้เลือกสรรตามความต้องการ พร้อมบริการแบบครบวงจรตั้งแต่การให้คำแนะนำ การสั่งซื้อ การติดตั้ง ไปจนถึงบริการซ่อมแซม และ การตรวจบำรุงรักษานั้นเอง

ติดต่อสอบถาม

บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด
เลขที่ 99/97 หมู่ 5 ตำบลลำโพ อำเภอบางบัวทอง จังหวัดนนทบุรี 11110