เครื่องถ่ายเอกสารติดบ่อย ซ่อมเองได้ไหม หรือ ควรเรียกช่าง?

ปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารได้เป็นอุปกรณ์สำคัญในสำนักงานที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการถ่ายเอกสาร สแกน หรือ พิมพ์งาน อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่พบได้บ่อย คือ เครื่องถ่ายเอกสารติด หรือ ขัดข้อง ซึ่งอาจสร้างความรำคาญ และ กระทบต่อการทำงานได้ คำถามที่หลายคนสงสัย คือ เมื่อเครื่องถ่ายเอกสารมีปัญหา ควรซ่อมเอง หรือ เรียกช่างผู้เชี่ยวชาญ? ดังนั้นบทความนี้เราจะเจาะลึกถึงสาเหตุที่ทำให้เครื่องถ่ายเอกสารติดบ่อย ปัญหาที่พบได้ทั่วไป และ แนวทางในการตัดสินใจว่าจะซ่อมเอง หรือ เรียกช่าง เพื่อให้ผู้อ่านสามารถจัดการปัญหาได้อย่างเหมาะสม และ ประหยัดทั้งเวลา และ ค่าใช้จ่าย

สาเหตุที่ทำให้เครื่องถ่ายเอกสารติดบ่อย

ก่อนอื่นเราต้องทำความเข้าใจก่อนว่าเครื่องถ่ายเอกสารอาจติด หรือ ขัดข้องได้จากหลายๆสาเหตุ ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นหมวดหมู่หลักๆ ได้ดังนี้

1. ปัญหากระดาษ

   ปัญหากระดาษติดเป็นปัญหาที่เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นปัญหาที่พบบ่อยที่สุด เกิดจากกระดาษที่ยับ ติดกัน หรือ วางไม่ถูกต้องในถาดกระดาษ อีกทั้งอาจเกิดจากกระดาษที่บางเกินไป (น้อยกว่า 70 แกรม) หรือ ชื้น ซึ่งทำให้เครื่องดูดกระดาษได้ไม่ดี และ ปัญหาฝุ่น หรือ มีเศษกระดาษในถาดอาจรบกวนการดูด และ กระดาษการตั้งค่าผิด เช่น เลือกขนาดกระดาษในเครื่องไม่ตรงกับกระดาษจริง เป็นต้น

2. ปัญหาด้านหมึก หรือ ผงหมึก

   อีกปัญหาที่ทำให้เครื่องถ่ายเอกสารติดบ่อยนั้นคือ หมึกอิงค์เจ็ทอุดตัน โดยหัวพิมพ์อาจอุดตันหากไม่ใช้งานนานๆ หรือ ใช้หมึกคุณภาพต่ำ หรือ ผงหมึกเลเซอร์หมด และ มีคุณภาพต่ำซึ่งอาจ ทำให้เกิดรอยเปื้อน หรือ การพิมพ์ไม่ชัดเจน และ การติดตั้งตลับหมึกไม่ถูกต้อง เช่น ไม่ล็อกตลับให้เข้าที่

3. ปัญหาด้านฮาร์ดแวร์

   • อาจจะเกิดจากมีชิ้นส่วนชำรุด เช่น ลูกกลิ้งป้อนกระดาษ (Feed Roller) สึกหรอ ดรัมในเครื่องเลเซอร์เสีย หรือ ชุดฟิวเซอร์ (Fuser) ขัดข้อง
   • เซ็นเซอร์เสีย: โดยอาจจะเกิดจากเซ็นเซอร์ที่ตรวจจับกระดาษ หรือ หมึกทำงานผิดพลาด
   • สายไฟ หรือ การเชื่อมต่อหลวม: ซึ่งอาจทำให้เครื่องถ่ายเอกสารทำงานไม่ต่อเนื่องได้

4. ปัญหาด้านซอฟต์แวร์

   • ไดรเวอร์ล้าสมัย: ปัญหากระดาษติดนั้นอาจเกิดจากไดรเวอร์ที่ไม่เข้ากันกับระบบปฏิบัติการซึ่งอาจทำให้เครื่องค้างได้
   • การตั้งค่าผิด: เช่น การตั้งค่าโหมดพิมพ์ไม่เหมาะสมกับงานที่ต้องการ
   • หน่วยความจำเต็ม: งานพิมพ์ที่ค้างในคิวมากเกินไปอาจทำให้เครื่องหยุดทำงาน หรือ ค้างได้

5. การใช้งาน และ บำรุงรักษาไม่ถูกต้อง

   • การใช้งานเกินขีดจำกัด: เช่น พิมพ์เกิน Duty Cycle ที่เครื่องรองรับ (เช่น 50,000 แผ่นต่อเดือน)
   • ขาดการบำรุงรักษา: เช่น ไม่ทำความสะอาดเครื่องถ่ายเอกสาร หรือ ไม่เปลี่ยนชิ้นส่วนตามกำหนด
   • สภาพแวดล้อมไม่เหมาะสม: เช่น การวางเครื่องในที่ชื้น หรือ มีฝุ่นมากเกินไป

ข้อจำกัด และ ความเสี่ยงของการซ่อมเครื่องถ่ายเอกสาร เอง

การซ่อมเครื่องถ่ายเอกสารเองนั้นสามารถช่วยประหยัดเวลา และ ค่าใช้จ่ายในปัญหาง่ายๆได้ แต่มีข้อจำกัด และ ความเสี่ยงที่ต้องพิจารณา เช่นเดียวกัน

1. ข้อจำกัด

   • ความรู้ และ ทักษะ: ในการซ่อมเครื่องถ่ายเอกสารอาจเกิดจากปัญหาที่ซับซ้อน เช่น ชิ้นส่วนภายในเสีย หรือ บอร์ดขัดข้อง โดยต้องใช้ความรู้ด้านอิเล็กทรอนิกส์ และ เครื่องจักรควบคู่กัน
   • เครื่องมือที่จำเป็น: การซ่อมเครื่องถ่ายเอกสารบางอย่าง เช่น การเปลี่ยนดรัม หรือ หัวพิมพ์ ต้องใช้เครื่องมือเฉพาะ เช่น ไขควงขนาดเล็ก หรือ ชุดทำความสะอาดหัวพิมพ์
   • คู่มือ และ ข้อมูล: หากไม่มีคู่มือ หรือ วิดีโอแนะนำการซ่อมจากผู้ผลิต การซ่อมอาจทำได้ยากมาก
   • รุ่นเครื่องที่แตกต่าง: เครื่องแต่ละยี่ห้อ นั้นจะมีโครงสร้างที่ต่างกัน ซึ่งทำให้วิธีซ่อมไม่เหมือนกัน

2. ความเสี่ยง

   • เครื่องเสียหายเพิ่ม: การซ่อมโดยไม่รู้วิธีที่ถูกต้องอาจทำให้ชิ้นส่วนอื่นๆเสียหาย เช่น ดึงกระดาษแรงเกินไปจนลูกกลิ้งเสีย
   • อันตรายจากไฟฟ้า: การเปิดฝาครอบเครื่องถ่ายเอกสารอาจทำให้ถูกไฟดูด โดยเฉพาะหากเครื่องยังเสียบปลั๊กอยู่
   • ยกเลิกการรับประกัน: หากเครื่องถ่ายเอกสารยังอยู่ในระยะประกัน การซ่อมเองอาจทำให้เสียสิทธิ์การรับประกันได้
   • เสียเวลา และ ค่าใช้จ่ายเพิ่ม: หากซ่อมเองแล้วไม่หาย อาจต้องเสียเงินจ้างช่างในภายหลัง ซึ่งอาจแพงกว่าเดิม

เมื่อใดควรซ่อมเครื่องถ่ายเอกสารเอง และ เมื่อใดควรเรียกช่าง

1. ปัญหาที่สามารถซ่อมเองได้

   • หากเกิดกระดาษติดเล็กน้อย: หากมองเห็นกระดาษ และ สามารถดึงออกได้เองง่ายๆตามคู่มือ
   • คุณภาพพิมพ์ไม่ดี: ให้ทำการทำความสะอาดหัวพิมพ์ในเครื่องอิงค์เจ็ท หรือ เขย่าตลับหมึกในเครื่องเลเซอร์
   • เครื่องค้างจากซอฟต์แวร์: ควรรีสตาร์ทเครื่องถ่ายเอกสาร หรือ ล้างคิวงานพิมพ์
   • การเปลี่ยนตลับหมึก/ผงหมึก: ให้ทำตามคู่มือ และ ซื้อตลับที่เข้ากันได้มาเปลี่ยนใหม่
   • ทำความสะอาดพื้นฐาน: เช่น การทำความสะอาดถาดกระดาษ หรือ ลูกกลิ้งด้วยผ้าแห้ง

2. ปัญหาที่ควรเรียกช่าง

   • กระดาษติดในจุดที่เข้าถึงยาก: เช่น หากกระดาษติดในชุดฟิวเซอร์ หรือ ดรัม
   • ปัญหาฮาร์ดแวร์: เช่น เครื่องถ่ายเอกสารมีเสียงดังผิดปกติ, ดรัมเสีย, หรือ หัวพิมพ์เสียหาย
   • ปัญหาไฟฟ้า: เช่น เครื่องไม่เปิด, ไฟกะพริบผิดปกติ, หรือ กลิ่นไหม้
   • ปัญหาซอฟต์แวร์ซับซ้อน: เช่น ไดรเวอร์ขัดแย้ง หรือ เครื่องถ่ายเอกสารไม่เชื่อมต่อเครือข่าย
   • เครื่องอยู่ในประกัน: ให้ทำการเรียกช่างเพื่อป้องกันการยกเลิกการรับประกัน
   • ปัญหาซ้ำบ่อยๆ: หากลองซ่อมเองแล้วยังเกิดซ้ำๆ ควรให้ช่างตรวจสอบอย่างละเอียด

จากที่กล่าวมาทั้งหมดจะพบว่าเครื่องถ่ายเอกสารที่ติดบ่อยอาจเกิดจากปัญหากระดาษ หมึก/ผงหมึก ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ หรือ การบำรุงรักษาที่ไม่ดี การซ่อมเองจะเหมาะสำหรับปัญหาง่ายๆ เช่น กระดาษติดเล็กน้อย, การทำความสะอาดหัวพิมพ์, หรือ การรีสตาร์ทเครื่อง ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลา และ ค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม ปัญหาซับซ้อน เช่น ชิ้นส่วนเสียหาย หรือ ปัญหาไฟฟ้า ควรเรียกช่างผู้เชี่ยวชาญเพื่อป้องกันความเสียหายเพิ่มเติม และ รักษาการรับประกัน การป้องกันปัญหาด้วยการใช้กระดาษคุณภาพดี, หมึก/ผงหมึกแท้, และ การบำรุงรักษาอย่างสม่ำเสมอจะช่วยลดโอกาสเครื่องถ่ายเอกสารติด และ ยืดอายุการใช้งาน โดยผู้อ่านควรประเมินความรุนแรงของปัญหา และ ทักษะของตนเองก่อนตัดสินใจซ่อมเอง หรือ เรียกช่างทุกครั้ง เพื่อให้ได้แนวทางที่เหมาะสม และ คุ้มค่าที่สุด ดังนั้นหากต้องการเครื่องถ่ายเอกสารที่มีบริการหลังการที่ครบถ้วนนั้นเราขอแนะนำ บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการเครื่องถ่ายเอกสาร Kyocera เครื่องถ่ายเอกสารเลเซอร์ เครื่อง ALL IN ONE และ scanner แบบครบวงจร ด้วยประสบการณ์ยาวนานกว่า 30 ปี เราพร้อมให้คำปรึกษา และ จัดจำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารในราคาย่อมเยา รวมถึงบริการให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องปริ้นเตอร์ทั้งแบบเลเซอร์ และ เลเซอร์สี เพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของลูกค้านอกจากเครื่องพิมพ์แล้ว เรายังมีอุปกรณ์งานพิมพ์ครบครัน เช่น ตลับหมึก ผงหมึก ดรัมเครื่องปริ้น และ หมึกพิมพ์ชนิดต่างๆ ให้เลือกสรรตามความต้องการ พร้อมบริการแบบครบวงจรตั้งแต่การให้คำแนะนำ การสั่งซื้อ การติดตั้ง ไปจนถึงบริการซ่อมแซม และ การตรวจบำรุงรักษานั้นเอง