เลือกหมึกปริ้นเตอร์อย่างไรให้เหมาะกับออฟฟิศ ประหยัดงบสุด

ในยุคปัจจุบันที่การทำงานในสำนักงาน (Office) ยังคงต้องพึ่งพาการพิมพ์เอกสารอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นรายงาน สัญญา ใบเสนอราคา หรือ เอกสารทางการเงิน เครื่องพิมพ์ และ หมึกพิมพ์จึงเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนการดำเนินงานให้ราบรื่น อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับหมึกปริ้นเตอร์อาจกลายเป็นภาระทางการเงินสำหรับสำนักงาน โดยเฉพาะในประเทศไทยที่ธุรกิจขนาดเล็ก และ ขนาดกลาง (SMEs) มักมองหาวิธีลดต้นทุนเพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน การเลือก หมึกปริ้นเตอร์ที่เหมาะสมจึงเป็นเรื่องที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ เพื่อให้ได้ทั้งคุณภาพงานพิมพ์ที่ดี และประหยัดงบประมาณในระยะยาว ดังนั้นบทความนี้จะเจาะลึกถึงแนวทางการเลือกหมึกปริ้นเตอร์ที่เหมาะสมสำหรับสำนักงาน โดยคำนึงถึงความต้องการเฉพาะของแต่ละออฟฟิศ และ คำแนะนำที่ใช้ได้จริงในบริบทของประเทศไทยในปี 2025 เพื่อให้สำนักงานสามารถเลือกหมึกที่ตอบโจทย์ทั้งด้านคุณภาพและ ความคุ้มค่า

แนะนำวิธีการเลือกหมึกปริ้นเตอร์ตามประเภทสำนักงาน

เพื่อให้การเลือกหมึกปริ้นเตอร์เหมาะสม และ ประหยัดงบ มาดูตัวอย่างความต้องการของสำนักงานประเภทต่าง ๆ ในประเทศไทยกันเพื่อนำมาพิจารณาให้ใช้งานอย่างเหมาะสม เช่น

1. สำนักงานขนาดเล็ก (1-10 คน, พิมพ์ 100-500 แผ่น/เดือน)

   โดยสำนักงานประเภทนี้นั้นจะมีความต้องการพิมพ์เอกสารทั่วๆไป (ขาวดำและสี) เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ หรือ นามบัตร ซึ่งต้องการเครื่องขนาดเล็ก และ ราคาไม่สูงมากนัก โดยหมึกที่เหมาะสมจะเป็นหมึกปริ้นเตอร์อิงค์เจ็ท (ระบบ Tank Ink) ซึ่งเหตุผลก็คือ มีต้นทุนเครื่องต่ำ (3,000-7,000 บาท) และ ระบบ Tank Ink จะให้ต้นทุนต่อแผ่นต่ำ (0.1-0.5 บาท) จึงเหมาะสำหรับพิมพ์สีเป็นครั้งคราว และปริมาณน้อย

   คำแนะนำที่เหมาะสมนั้น ควรเลือกหมึกปริ้นเตอร์ Pigment-Based เพื่อความทนทานของเอกสาร อีกทั้งควรใช้กระดาษคุณภาพดีเพื่อลดการซึมของหมึก และ ทำความสะอาดหัวฉีดทุกๆ 1-2 สัปดาห์ นั้นเอง

2. สำนักงานขนาดกลาง (10-50 คน, พิมพ์ 1,000-5,000 แผ่น/เดือน)

   สำนักงานขนาดกลางนั้นจะมีความต้องการพิมพ์เอกสารขาวดำเป็นหลัก เช่น รายงาน สัญญา หรือจดหมายทางการ ที่ต้องการความเร็ว และ ความทนทานสูง ซึ่งหมึกปริ้นเตอร์ที่เหมาะสมจะเป็น Toner (เลเซอร์ขาวดำ หรือ สี) ซึ่งมี ความเร็วสูง (20-40 ppm) ต้นทุนต่อแผ่นต่ำ (0.3-0.8 บาท) และ เอกสารทนทานต่อน้ำ และ แสงพอสมควร จึงเหมาะสำหรับงานพิมพ์ปริมาณมากนั้นเอง

   คำแนะนำที่เหมาะสมนั้นควรเลือก toner ความจุสูง (High-Yield) เพื่อลดต้นทุนต่อแผ่น อีกทั้งใช้ฟีเจอร์ Duplex (พิมพ์สองหน้า) เพื่อประหยัดกระดาษ และ ตรวจสอบโปรแกรมรีไซเคิลของแบรนด์เพื่อลดขยะด้วย

3. สำนักงานขนาดใหญ่ (มากกว่า 50 คน, พิมพ์มากกว่า 5,000 แผ่น/เดือน)

   สำนักงานขนาดใหญ่นั้นจะมีความต้องการพิมพ์เอกสารปริมาณมากทั้งขาวดำ และ สี เช่น รายงานประจำปี เอกสารอบรม หรือ สื่อการตลาด ที่ต้องการความเร็วสูง และ การจัดการผ่านเครือข่าย ซึ่งหมึกปริ้นเตอร์ ที่เหมาะสมจะเป็นหมึกปริ้นเตอร์ Toner (เลเซอร์สี หรือ มัลติฟังก์ชัน) ที่มีความเร็วสูง (30-50 ppm) รองรับการพิมพ์ผ่าน Cloud และ Wi-Fi ได้ มีต้นทุนต่อแผ่นต่ำมาก (0.2-0.5 บาท) และ เหมาะสำหรับงานหนัก

   คำแนะนำในการใช้นั้นควรเลือกเครื่องที่มีระบบ Managed Print Services (MPS) เพื่อควบคุมต้นทุนและ ติดตามการใช้งาน อีกทั้งให้ใช้หมึกปริ้นเตอร์ toner แท้เพื่อรักษาการรับประกัน และ คุณภาพ การพิมพ์ และ ติดตั้งในห้องที่มีการระบายอากาศดีเพื่อลดฝุ่น toner

4. สำนักงานที่เน้นงานสร้างสรรค์ (เช่น เอเจนซี่โฆษณา)

   สำนักงานประเภทนี้นั้นจะมีความต้องการพิมพ์งานสีคุณภาพสูง เช่น ใบปลิว โบรชัวร์ หรือ ภาพถ่าย ที่ต้องการความยืดหยุ่นในวัสดุพิมพ์ หมึกที่เหมาะสมจึงเป็น หมึกปริ้นเตอร์อิงค์เจ็ท (ระบบ Tank Ink หรือ Photo Ink) ที่สามารถให้สีสันสดใส ความละเอียดสูง และ พิมพ์บนวัสดุได้หลากหลาย เช่น กระดาษโฟโต้ หรือ สติกเกอร์ นั้นเอง

   คำแนะนำในการใช้งานนั้นควรเลือกหมึกปริ้นเตอร์ Dye-Based สำหรับสีสัน หรือ Pigment-Based สำหรับความทนทาน อีกทั้งใช้กระดาษโฟโต้เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด และ ควรลงทุนในเครื่องพิมพ์ที่รองรับขนาด A3 หรือ ใหญ่กว่าสำหรับงานออกแบบ

แนวทางการปฏิบัติเพื่อประหยัดงบประมาณในการใช้หมึกปริ้นเตอร์

1. เลือกหมึกแท้ หรือ หมึกที่เข้ากันได้ (Compatible Ink)

   ในการเลือกใช้หมึกปริ้นเตอร์นั้นหากเลือกหมึกแท้ที่มี คุณภาพสูง จะรักษาการรับประกันได้ แต่ก็มีราคาแพงแต่หากเป็นหมึก Compatible จะมีราคาถูกกว่า 30-50% แต่ต้องเลือกจากผู้ผลิตที่น่าเชื่อถือ เช่น Inkman หรือ Ink-Tank เพื่อป้องกันความเสียหาย

   คำเตือน: ควรหลีกเลี่ยงหมึกปลอม หรือ คุณภาพต่ำ เพราะอาจทำให้เครื่องเสียหายได้

2. ใช้ระบบ Tank Ink สำหรับหมึกปริ้นเตอร์อิงค์เจ็ท

   ในหากเป็นหมึกปริ้นเตอร์ระบบ Tank Ink นั้นจะสามารถช่วยลดต้นทุนต่อแผ่นลงได้ถึง 70-90% และลดขยะจากตลับหมึก จึงเป็นอีกทางเลือกในการประหยัดงบอย่างมาก

   ตัวอย่าง: เครื่องปริ้นเตอร์บางรุ่นสามารถใช้ขวดหมึกเติม ราคา 300-500 บาท/ขวด พิมพ์ได้ 4,000-7,500 แผ่น

3. เลือก toner ความจุสูง (High-Yield)

   ควรเลือกใช้หมึกปริ้นเตอร์ Toner ที่มีความจุสูงจะมีราคาต่อแผ่นต่ำกว่า เช่น Brother TN-263 (3,000 แผ่น) จะถูกกว่า TN-261 (1,400 แผ่น) ในระยะยาว

4. ใช้โหมดประหยัดหมึก

   ในการใช้งานนั้นควรตั้งค่าเครื่องพิมพ์ให้ใช้โหมด Draft หรือ Eco เพื่อลดการใช้หมึก 10-20% อีกทั้งให้ใช้ฟอนต์ประหยัดหมึก เช่น Calibri หรือ Times New Roman นั้นเอง

5. พิมพ์สองหน้า (Duplex)

   ในการลดการใช้กระดาษ และ หมึกควรเลือกพิมพ์สองหน้า ซึ่งสามารถช่วยประหยัดได้ถึง 50% โดยควรเลือกเครื่องที่รองรับระบบ Duplex แบบอัตโนมัติ

6. เข้าร่วมโปรแกรม Subscription

   ในบางแบรนด์ อาจจะมีข้อเสนอบริการสมัครสมาชิก ซึ่งจะส่งหมึกปริ้นเตอร์ถึงสำนักงานในราคาคงที่ เช่น 499 บาท/เดือน สำหรับ 100 แผ่น เป็นต้น

7. รีไซเคิล และ เติมหมึก

   ในการใช้งานหมึกปริ้นเตอร์จะมีบริการส่งตลับหมึก หรือ toner ไปรีไซเคิลกับผู้ผลิต หรือ ให้ใช้บริการเติมหมึกจากร้านที่เชื่อถือได้ ซึ่งมีมากมายในไทย

8. วางแผนการพิมพ์

   ให้มีการวางแผนการใช้งาน โดยการรวมงานพิมพ์เป็นชุดเพื่อลดการทำความสะอาดหัวฉีด (สำหรับอิงค์เจ็ท) และ ลดการสึกหรอของ Fuser (สำหรับเลเซอร์)

จากที่กล่าวมาทั้งหมดจะพบว่าการเลือกหมึกปริ้นเตอร์สำหรับสำนักงานในประเทศไทยต้องพิจารณาจากปริมาณการพิมพ์ ประเภทงาน งบประมาณ และ ความต้องการด้านคุณภาพ และ ความยั่งยืน หมึกอิงค์เจ็ท (ระบบ Tank Ink) นั้นจะเหมาะสำหรับสำนักงานขนาดเล็ก และ งานพิมพ์สี ส่วน Toner นั้นจะเหมาะสำหรับสำนักงานขนาดกลาง ถึง ใหญ่ที่ต้องการความเร็ว และ ปริมาณมาก การคำนวณต้นทุนรวม การใช้โหมดประหยัด และ การเลือกหมึกที่เข้ากันได้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายได้ถึง 50% ในระยะยาว ด้วยการเลือกหมึกที่เหมาะสม และ บริหารจัดการอย่างชาญฉลาด ที่จะช่วยสำนักงานของคุณจะสามารถลดต้นทุน และ เพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างยั่งยืน ดังนั้นหากสนใจหมึกปริ้นเตอร์เราขอแนะนำ บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการเครื่องถ่ายเอกสาร Kyoceraเครื่องถ่ายเอกสารเลเซอร์ เครื่อง ALL IN ONE และ scanner แบบครบวงจร ด้วยประสบการณ์ยาวนานกว่า 30 ปี เราพร้อมให้คำปรึกษา และ จัดจำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารในราคาย่อมเยา รวมถึงบริการให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องปริ้นเตอร์ทั้งแบบเลเซอร์ และ เลเซอร์สี เพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของลูกค้านอกจากเครื่องพิมพ์แล้ว เรายังมีอุปกรณ์งานพิมพ์ครบครัน เช่น ตลับหมึก ผงหมึก ดรัมเครื่องปริ้น และ หมึกปริ้นเตอร์พิมพ์ชนิดต่างๆ ให้เลือกสรรตามความต้องการ พร้อมบริการแบบครบวงจรตั้งแต่การให้คำแนะนำ การสั่งซื้อ การติดตั้ง ไปจนถึงบริการซ่อมแซม และ การตรวจบำรุงรักษานั้นเอง

ติดต่อสอบถาม

บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด
เลขที่ 99/97 หมู่ 5 ตำบลลำโพ อำเภอบางบัวทอง จังหวัดนนทบุรี 11110