ข้อควรระวังในการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่หลายคนมักพลาด

ในยุคปัจจุบันที่ธุรกิจทุกขนาดต้องใช้เอกสารเป็นเครื่องมือสำคัญ การมีเครื่องถ่ายเอกสารประจำสำนักงานจึงกลายเป็นเรื่องจำเป็น แต่ด้วยต้นทุนที่สูงขึ้น การซื้อขาดอาจไม่ใช่ทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับทุกองค์กร ทำให้การ เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร จึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ช่วยลดภาระค่าใช้จ่าย และ เพิ่มความยืดหยุ่นในการใช้งาน แต่อย่างไรก็ตาม แม้การเช่าจะดูเหมือนง่าย แต่หลายๆธุรกิจกลับพลาดในรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่กลายเป็นปัญหาใหญ่ตามมา เช่น ค่าบำรุงรักษาแฝง การเลือกสัญญาที่ไม่ตรงกับความต้องการ หรือ ไม่ตรวจสอบสภาพเครื่องก่อนรับจริง ดังนั้นบทความนี้เราจะพาคุณเจาะลึกถึงข้อควรระวังที่ควรรู้ก่อนเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นซ้ำ ๆ

10 เคล็ดลับในการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่หลายๆคนอาจจะยังไม่รู้

1. ไม่ตรวจสอบเงื่อนไขสัญญาให้ละเอียด

   หนึ่งในความผิดพลาดที่พบมากที่สุด คือ การ เซ็นสัญญาเช่าโดยไม่อ่านรายละเอียดให้ครบถ้วน หลายๆบริษัทเร่งรีบเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสารเพราะเห็นโปรโมชั่นราคาถูก แต่ภายหลังกลับเจอเงื่อนไขที่ไม่เป็นธรรม เช่น กำหนดสัญญาเช่าระยะยาวเกินไป (3–5 ปี) แต่ไม่สามารถยกเลิกก่อนกำหนดได้ , ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าโอเวอร์จำนวนแผ่นเกินโควตา หรือ ค่าหมึกพิมพ์ที่ไม่ได้รวมในแพ็กเกจ และ การเรียกเก็บค่าบริการซ่อมแซมที่ไม่ครอบคลุมทั้งหมด เป็นต้น

   คำแนะนำ: ก่อนเซ็นสัญญาเช่าเครื่องถ่ายเอกสารควรตรวจสอบเงื่อนไขทุกข้อ อ่านให้ครบโดยเฉพาะเรื่องการบำรุงรักษา ค่าใช้จ่ายแฝง และ สิทธิในการยกเลิกสัญญา หากไม่มั่นใจควรขอเอกสารตัวอย่างมาศึกษา หรือ นำผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายช่วยตรวจสอบก่อน

2. ไม่ประเมินปริมาณการใช้งานจริง

   หลายองค์กรเช่าเครื่องถ่ายเอกสารโดยไม่ได้วิเคราะห์ปริมาณงานพิมพ์ที่แท้จริง บางรายเลือกเครื่องที่มีสเปกสูงเกินความจำเป็น ทำให้เสียค่าเช่าแพงเกินไป ขณะเดียวกันบางรายเลือกเครื่องราคาถูก แต่กลับไม่รองรับปริมาณงาน ทำให้เครื่องเสียบ่อย และ เกิดค่าใช้จ่ายซ่อมเพิ่ม

   คำแนะนำ: ควรประเมินปริมาณงานพิมพ์ต่อเดือน เช่น 5,000 แผ่น, 10,000 แผ่น หรือ มากกว่านั้น อีกทั้ง เลือกขนาด และ ความเร็วเครื่องให้สอดคล้องกับการใช้งานจริง และ พิจารณาความสามารถเสริม เช่น สแกน ส่งแฟกซ์ หรือ เชื่อมต่อ Wi-Fi หากจำเป็นต้องใช้

3. มองข้ามค่าใช้จ่ายแฝง

   บางครั้งค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือนอาจดูคุ้มค่า แต่เมื่อใช้งานจริงกลับมีค่าใช้จ่ายแฝงที่หลายๆคนมักมองข้าม เช่น ค่าหมึกพิมพ์ (บางบริษัทไม่รวมให้ในค่าเช่า) , ค่าชิ้นส่วนสิ้นเปลือง เช่น ดรัม ฟิวเซอร์ หรือ กระดาษ และ ค่าพิมพ์เกินโควตา ที่อาจคิดราคาสูงกว่าปกติหลายเท่า

   คำแนะนำ: ก่อนตัดสินใจเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ควรสอบถามอย่างละเอียดว่าแพ็กเกจรวมค่าใช้จ่ายใดบ้าง และ ตรวจสอบราคาต่อแผ่นเมื่อพิมพ์เกินกำหนด เพื่อเปรียบเทียบความคุ้มค่ากับผู้ให้บริการ
   รายอื่นๆ

4. ไม่ตรวจสอบคุณภาพ และ สภาพเครื่องจริง

   อีกข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยในการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร คือ การไม่เช็กเครื่องจริงก่อนรับมาใช้งาน โดยเฉพาะกรณีเครื่องเช่าที่เป็น มือสองรีเฟอร์บิช (Refurbished) หากไม่ได้ตรวจสอบ อาจได้เครื่องที่ผ่านการใช้งานหนักจนเสื่อมสภาพ ทำให้เกิดปัญหาขัดข้องบ่อยๆ

   คำแนะนำ: ควรขอทดสอบการใช้งานจริงก่อนรับเครื่อง เช่น ทดลองถ่ายเอกสารจำนวนหนึ่ง ตรวจสอบความคมชัด และ ความเร็ว รวมถึงตรวจสอบชั่วโมงการใช้งาน หรือ จำนวนแผ่นที่เครื่องเคยพิมพ์มาแล้ว และ ขอเอกสารรับประกันคุณภาพเครื่องจากผู้ให้บริการ

5. ไม่ให้ความสำคัญกับการบริการหลังการเช่า

   เครื่องถ่ายเอกสารเป็นอุปกรณ์ที่มีโอกาสขัดข้องสูง การเลือกผู้ให้บริการที่ไม่มีทีมซัพพอร์ตที่ดี จะทำให้ธุรกิจหยุดชะงักเมื่อเครื่องเสียหายได้

   คำแนะนำ: ควรเลือกผู้ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่มีทีมช่างซ่อมพร้อมดูแลในพื้นที่ รวมถึงตรวจสอบระยะเวลาในการเข้าซ่อม เช่น ภายใน 4 ชั่วโมง หรือ 1 วันทำการ และ สอบถามบริการสำรอง เช่น หากเครื่องเสียหนัก จะมีเครื่องทดแทนให้ หรือ ไม่

6. เลือกผู้ให้บริการโดยดูแค่ราคา

   หลายๆคนตัดสินใจเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจากเจ้าไหนก็ได้ที่ราคาถูกที่สุด แต่ราคาถูกอาจแลกมาด้วยบริการที่ไม่ครอบคลุม เช่น ไม่มีการบำรุงรักษารายเดือน หรือ คิดค่าบริการเพิ่มเติมหลายรายการ

   คำแนะนำ: อย่ามองแค่ราคาเพียงอย่างเดียว แต่ควรพิจารณา คุณภาพบริการ ประสบการณ์ของผู้ให้บริการ และ รีวิวจากลูกค้าเก่า ร่วมด้วย เพื่อมั่นใจว่าจะได้รับบริการที่คุ้มค่าจริง

7. ไม่วางแผนระยะยาว

   บางองค์กรเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสารโดยไม่ได้คำนึงถึงการเติบโตของธุรกิจ ทำให้ในอนาคตต้องการปริมาณงานพิมพ์ที่มากขึ้น แต่พบว่าเครื่องที่เช่าไม่สามารถรองรับได้นั้นเอง

   คำแนะนำ: ควรเลือกสัญญาเช่ากับบริษัทที่มีความยืดหยุ่น เช่น สามารถอัปเกรดเครื่องได้เมื่อธุรกิจขยายตัว และ ควรวางแผนเผื่อปริมาณงานพิมพ์ที่อาจเพิ่มขึ้น

8. ไม่เปรียบเทียบผู้ให้บริการหลายราย

   อีกข้อที่หลายๆคนมักพลาด คือ การเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสารกับเจ้าแรกที่เจอ โดยไม่ได้เปรียบเทียบรายละเอียดของหลาย ๆ บริษัท ทั้งที่แต่ละเจ้าอาจมีข้อเสนอที่แตกต่างกัน

   คำแนะนำ: ควรสอบถามข้อมูลจากผู้ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารอย่างน้อย 3–5 ราย แล้วเปรียบเทียบในประเด็นสำคัญ เช่น ค่าเช่า และ ค่าใช้จ่ายต่อแผ่น , เงื่อนไขการบำรุงรักษา , ระยะเวลาการซ่อม
   และ บริการเสริม เช่น เครื่องสำรอง หรือ การอัปเกรดเครื่อง
   
   

9. ไม่เก็บหลักฐานเอกสารอย่างเป็นระบบ

   ในกรณีที่เกิดข้อพิพาทในการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่น เครื่องใช้งานไม่ได้ตามสัญญา แต่เราไม่มีเอกสารหลักฐานที่ชัดเจน ก็อาจทำให้เสียเปรียบบริษัท

   คำแนะนำ: ควรเก็บสำเนาสัญญา ใบเสนอราคา และ ใบเสร็จทุกครั้ง รวมถึงบันทึกการซ่อมบำรุง เพื่อใช้เป็นหลักฐานหากเกิดปัญหาขึ้นในอนาคต

10. ละเลยการอบรมการใช้งาน

    แม้เครื่องถ่ายเอกสารจะสามารถใช้งานได้อย่างไม่ซับซ้อน แต่หากพนักงานใช้ผิดวิธี เช่น ใช้กระดาษไม่ตรงสเปก หรือ ไม่ดูแลรักษาเบื้องต้น ก็อาจทำให้เครื่องเสียเร็วขึ้นได้

    คำแนะนำ: ควรให้ผู้ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจัดการอบรมการใช้งานเบื้องต้นแก่พนักงาน และ จัดคู่มือการใช้งานติดไว้ใกล้เครื่องเพื่อป้องกันความผิดพลาดในการใช้งาน

จากที่กล่าวมาจะพบว่าการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารอาจเป็นทางออกที่คุ้มค่า และ ยืดหยุ่นสำหรับธุรกิจ แต่หากละเลยรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็อาจกลายเป็นภาระที่สิ้นเปลืองมากกว่า บทเรียนสำคัญ คือ ต้องตรวจสอบสัญญา ประเมินความต้องการจริง เลือกผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้ และ อย่ามองแค่ราคาถูกเพียงอย่างเดียว หากคุณกำลังมองหาเครื่องถ่ายเอกสารแบบเช่า ลองใช้ข้อควรระวังเหล่านี้เป็นเช็กลิสต์ ที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างรอบคอบ และ ช่วยลดความเสี่ยงจากการผิดพลาดที่หลายๆองค์กรเคยเจอมา ดังนั้นหากต้องการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่มีความชำนาญ และ เป็นมืออาชีพนั้นเราขอแนะนำ บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Kyocera เครื่องถ่ายเอกสารเลเซอร์ เครื่อง ALL IN ONE และ scanner แบบครบวงจร ด้วยประสบการณ์ยาวนานกว่า 30 ปี เราพร้อมให้คำปรึกษา และ จัดจำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารในราคาย่อมเยา รวมถึงบริการให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องปริ้นเตอร์ทั้งแบบเลเซอร์ และ เลเซอร์สี เพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของลูกค้านอกจากเครื่องพิมพ์แล้ว เรายังมีอุปกรณ์งานพิมพ์ครบครัน เช่น ตลับหมึก ผงหมึก ดรัมเครื่องปริ้น และ หมึกปริ้นเตอร์พิมพ์ชนิดต่างๆ ให้เลือกสรรตามความต้องการ พร้อมบริการแบบครบวงจรตั้งแต่การให้คำแนะนำ การสั่งซื้อ การติดตั้ง ไปจนถึงบริการซ่อมแซม และ การตรวจบำรุงรักษานั้นเอง

ติดต่อสอบถาม

บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด
เลขที่ 99/97 หมู่ 5 ตำบลลำโพ อำเภอบางบัวทอง จังหวัดนนทบุรี 11110