ประโยชน์ของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นในยุค Hybrid Working

Hybrid Working ทำให้บทบาทของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นเปลี่ยนไปอย่างไร?

ก่อนอื่นต้องเข้าใจก่อนว่า Hybrid Working ไม่ได้หมายถึงการลดการใช้งานเอกสาร แต่ คือ การ เปลี่ยน “จุดทำงาน” และ “วิธีจัดการเอกสาร” ให้ยืดหยุ่นขึ้น เช่น พนักงานบางส่วนอยู่บ้าน แต่ต้องรับเอกสารจากออฟฟิศ , ลูกค้าเซ็นเอกสารออนไลน์ แต่ต้องสแกนเก็บเข้าระบบ , ทีมบัญชีอยู่คนละที่ แต่ต้องแชร์เอกสารกันแบบรวดเร็ว และ แผนก HR ต้องเก็บเอกสารพนักงานทั้งบนดิจิทัล และ แบบกระดาษ

เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นจึงไม่ได้ทำหน้าที่แค่พิมพ์ แต่กลายเป็นศูนย์กลาง การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ , การส่งต่อเอกสารไปยังระบบ Cloud , การเก็บเอกสารแบบเป็นระเบียบ และ การลดขั้นตอนงานเอกสารที่ซ้ำซ้อน โดยนี่คือเหตุผลที่ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นกลายเป็นหนึ่งในอุปกรณ์ที่หลายองค์กร “ยิ่งยุค Hybrid ยิ่งต้องมี”

เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นคืออะไร และ ทำไมเป็นอุปกรณ์สำคัญในยุคนี้?

เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น (MFP) รวมหลายฟังก์ชันไว้ในเครื่องเดียว ได้แก่

• Print พิมพ์เอกสาร
• Scan สแกนเป็นไฟล์ PDF/JPG
• Copy ถ่ายเอกสาร
• Fax ส่งแฟกซ์ผ่านระบบออนไลน์
• Cloud Integration ส่งไฟล์เข้าระบบคลาวด์โดยตรง
• Secure Printing พิมพ์ด้วยการยืนยันตัวตน เช่น PIN/คีย์การ์ด
• Document Workflow Automation อัตโนมัติกระบวนการเอกสาร
  
  

จุดเด่น คือ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นมันทำหน้าที่แทนหลายๆเครื่องได้ในพื้นที่เดียว ลดงานซ้ำ ลดภาระพนักงาน และช่วยให้งานด้านเอกสารขององค์กรไหลลื่นขึ้นอย่างมากในสภาพการทำงานแบบกระจายตัว (Distributed Working)

ประโยชน์หลักของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นในยุค Hybrid Working

• สแกน และ แชร์ไฟล์ได้ทันที แม้ทีมอยู่คนละที่: การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งจำเป็นในยุค Hybrid การที่ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น สามารถสแกนเอกสารแล้วส่งไปยัง อีเมล , Google Drive และ เซิร์ฟเวอร์องค์กร ได้ทันที จึงช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องถ่ายรูปเอกสารคุณภาพต่ำ หรือ ส่งไฟล์ผ่านไลน์ให้เสียเวลา
  
  
• ลดภาระงานเอกสารซ้ำซ้อนด้วยระบบอัตโนมัติ: เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นรุ่นใหม่ๆ มี Workflow Automation เช่น สแกนสัญญาแล้วใส่ชื่อไฟล์อัตโนมัติ , แยกหน้าเอกสารตามประเภท , อ่านข้อมูลแล้วส่งเข้าระบบ ERP/CRM และ อัปโหลดเอกสารเข้าหมวดที่ถูกต้องตามแผนก จึงช่วยลดงานให้เจ้าหน้าที่เอกสาร หรือ admin อย่างมหาศาล เพื่อเพิ่มความแม่นยำ และ ลดโอกาสผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยคน
  
  
• รองรับการทำงานจากบ้านด้วย Mobile Printing: คุณสามารถสั่งพิมพ์จากที่บ้าน หรือ ที่ไหนก็ได้ ผ่านแอปบนสมาร์ทโฟน , คลาวด์ และ Email Printing เมื่อมาถึงออฟฟิศก็ใช้ PIN ปลดล็อกงานพิมพ์ของตัวเอง—เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น จึงช่วยทั้งความสะดวก และ ความปลอดภัยอย่างมาก
  
  
• ประหยัดต้นทุนมากขึ้นกว่าการใช้เครื่องพิมพ์หลายตัว: การใช้เครื่องพิมพ์แยกกัน (Printer/Scanner/Photocopier) มีต้นทุนสูงกว่า ได้แก่ ต้องมีค่าดูแลหลายเครื่อง , ค่าประกัน หรือ สัญญาบริการหลายรายการ , ค่าหมึก และ อะไหล่หลายชุด , ค่าไฟ และ พื้นที่ด้วย แต่ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น รวมทุกอย่างในเครื่องเดียว เพื่อลดต้นทุนรวมองค์กรได้มากกว่า 20–40%
  
  
• ความปลอดภัยสูงกว่าเครื่องพิมพ์ปกติหลายเท่า: ประเด็น Data Security สำคัญมากในยุค Hybrid ทำให้เอกสารมีโอกาสหลุดได้ง่ายกว่าเดิม แต่ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น รุ่นใหม่ๆมีระบบ การพิมพ์แบบ Secure Print (ต้องใช้รหัสหรือคีย์การ์ดปลดล็อก) , การเข้ารหัสไฟล์สแกน , การจำกัดสิทธิ์ผู้ใช้งานแต่ละแผนก , การเก็บ Log การใช้งาน และ การป้องกันไวรัสระดับ Firmware จึงเหมาะกับธุรกิจที่มีข้อมูลสำคัญ เช่น สัญญา ลูกค้า ข้อมูลบุคคล บัญชี อย่างยิ่ง
  
  
• ช่วยองค์กรเข้าสู่ Digital Transformation: เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นคือ “ทางเชื่อม” ระหว่างกระดาษยุคเก่า กับระบบดิจิทัลยุคใหม่ เพราะมันช่วยองค์กรลดการใช้กระดาษ , เก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ , ค้นหาเอกสารด้วยระบบ OCR , สร้างฐานข้อมูลเอกสารบนคลาวด์ และ ช่วยลดการจัดเก็บในตู้เอกสาร จึงเหมาะสำหรับองค์กรที่ยังต้องใช้กระดาษแต่ต้องการยกระดับให้เป็น “Paper-Lite Office”
  
  

จากที่กล่าวมาจะเห็นว่า Hybrid Working ทำให้รูปแบบงานได้เปลี่ยนไป แต่การใช้งานเอกสารยังคงมีอยู่เสมอ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นจึงกลายเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กร์ สแกน/แชร์งานได้อย่างรวดเร็ว , ลดต้นทุนจัดการเอกสาร , ลดความผิดพลาดจากงานเอกสาร , เพิ่มความปลอดภัยในการทำงาน , เชื่อมต่อทีมที่อยู่คนละที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสนับสนุน Digital Transformation ได้เต็มรูปแบบ

โดยองค์กรที่ต้องการความคล่องตัว ความรวดเร็ว และการทำงานแบบทันสมัย เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นคือการลงทุนที่ “คุ้มค่า และจำเป็นมาก” ในยุค Hybrid Working ดังนั้นหากสนใจเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นราขอแนะนำ บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Kyoceraเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น เครื่อง ALL IN ONE และ Scanner แบบครบวงจร ด้วยประสบการณ์ยาวนานกว่า 30 ปี เราพร้อมให้คำปรึกษา และ จัดจำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารในราคาย่อมเยา รวมถึงบริการให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์เลเซอร์ และ เลเซอร์สี เพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของลูกค้านอกจากเครื่องพิมพ์แล้ว เรายังมีอุปกรณ์งานพิมพ์ครบครัน เช่น ตลับหมึก ผงหมึก ดรัมเครื่องปริ้น และ หมึกปริ้นเตอร์พิมพ์ชนิดต่างๆ ให้เลือกสรรตามความต้องการ พร้อมบริการแบบครบวงจรตั้งแต่การให้คำแนะนำ การสั่งซื้อ การติดตั้ง ไปจนถึงบริการซ่อมแซม และการตรวจบำรุงรักษานั้นเอง

ติดต่อสอบถาม

บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด
เลขที่ 99/97 หมู่ 5 ตำบลลำโพ อำเภอบางบัวทอง จังหวัดนนทบุรี 11110