วิธีเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะกับขนาดทีมและปริมาณงาน
แนะนำการเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะกับการใช้งานจริงในแต่ละระดับองค์กร
การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารไม่ควรอิงแค่ราคา หรือแบรนด์เท่านั้น แต่ควรพิจารณาให้เหมาะกับ "จำนวนคนในทีม" และ "ปริมาณเอกสารที่ใช้งานจริง" เพราะหากเลือกเครื่องที่ต่ำกว่าความต้องการ จะส่งผลให้เครื่องทำงานหนักเกินไป เสียบ่อย หรือพิมพ์ไม่ทันงาน ในทางกลับกัน ถ้าเลือกเกินความจำเป็น ก็สิ้นเปลืองทั้งงบและพื้นที่โดยใช่เหตุ
บทความนี้จะช่วยคุณวิเคราะห์ความต้องการตามขนาดธุรกิจ และแนะนำเครื่องถ่ายเอกสารที่เหมาะสมที่สุดในแต่ละกลุ่ม
ธุรกิจขนาดเล็ก (1–5 คน)
ลักษณะงาน:
- พิมพ์รายงานทั่วไป, ใบเสนอราคา, เอกสารลูกค้า
- ไม่พิมพ์สี ไม่ต้องใช้ A3
- ปริมาณงานไม่เกิน 1,000–2,000 แผ่น/เดือน
เครื่องแนะนำ:
- A4 Mono ขาว-ดำ
- รุ่นแนะนำ: Kyocera ECOSYS P2235dn / Ricoh SP 220
- ค่าเช่า: 1,200–1,800 บาท/เดือน
- ซื้อขาดเริ่มต้น ~10,000–15,000 บาท
จุดเด่น:
- ขนาดเล็ก วางบนโต๊ะได้
- ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน
ธุรกิจขนาดกลาง (6–20 คน)
ลักษณะงาน:
- มีหลายฝ่ายใช้งานร่วมกัน
- พิมพ์งานจำนวนมากขึ้น เช่น เอกสารภายใน, เอกสารบัญชี, เอกสารลูกค้า
- เริ่มมีความต้องการใช้ A3 หรือ Duplex
- ปริมาณงาน 2,000–6,000 แผ่น/เดือน
เครื่องแนะนำ:
- มัลติฟังก์ชั่น A3 หรือ A4 ขนาดกลาง
- รุ่นแนะนำ: Kyocera TASKalfa 2320 / Canon iR2206
- ค่าเช่า: 2,500–3,500 บาท/เดือน
- ซื้อขาด ~25,000–40,000 บาท
จุดเด่น:
- รองรับปริมาณเอกสารสูงขึ้น
- มีฟีเจอร์ Duplex, Scan, Copy, Network Printing
องค์กรขนาดใหญ่ (20+ คน)
ลักษณะงาน:
- หลายแผนกใช้งานร่วมกันแบบหนักหน่วง
- พิมพ์แผ่นงาน A3, สัญญาหลายชุด, รายงานประจำเดือน
- อาจต้องใช้พิมพ์สี + ระบบ LAN/Cloud
- ปริมาณงาน 6,000–20,000+ แผ่น/เดือน
เครื่องแนะนำ:
- A3 Multifunction (รองรับสีได้ด้วยจะดีที่สุด)
- รุ่นแนะนำ: Kyocera TASKalfa 3212i / Canon ADV C3720i
- ค่าเช่า: 4,000–6,500 บาท/เดือน
- ซื้อขาด ~60,000–90,000 บาท
จุดเด่น:
- รองรับการพิมพ์ต่อเนื่องหลายพันแผ่น/วัน
- เชื่อมต่อ Network + สแกนเข้า Email ได้
ตารางสรุปการเลือกเครื่องเอกสารตามขนาดทีมและปริมาณงาน
| ขนาดทีม | ปริมาณงาน/เดือน | รุ่นแนะนำ | ซื้อ / เช่า (โดยประมาณ) |
|---|---|---|---|
| 1–5 คน | 1,000–2,000 แผ่น | Kyocera ECOSYS P2235dn | 12,000 / 1,500 บาท ต่อเดือน |
| 6–20 คน | 2,000–6,000 แผ่น | TASKalfa 2320 | 28,000 / 2,800 บาท ต่อเดือน |
| 20+ คน | 6,000–20,000 แผ่น | TASKalfa 3212i / Canon ADV | 70,000+ / 5,000–6,500 บาท ต่อเดือน |
เคล็ดลับเพิ่มเติมในการเลือกเครื่องเอกสารให้เหมาะ
- คำนวณแผ่นที่ใช้งานต่อวัน แล้วคูณ 22 วันทำงาน
- ถ้าต้องแชร์เครื่องกันหลายคน ควรเลือกรุ่นที่มีฟีเจอร์ Scan ส่งเข้าอีเมล เพื่อประหยัดเวลา
- หากไม่แน่ใจปริมาณใช้งานจริง เริ่มจากเช่ารายเดือนก่อนซื้อขาด
สรุป: เลือกให้ตรง ใช้ให้คุ้ม
การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่เหมาะกับทีมและปริมาณงาน ช่วยลดค่าใช้จ่ายแฝงจากการซ่อมเครื่องผิดขนาด ลดเวลารอพิมพ์ และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้ธุรกิจของคุณ
ต้องการให้เราช่วยวิเคราะห์ว่าคุณควรใช้เครื่องถ่ายเอกสารรุ่นไหน? หรืออยากเริ่มต้นเช่าก่อน? เรายินดีให้คำปรึกษาฟรี
