เครื่องถ่ายเอกสารมีกี่แบบ? วิธีเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะกับธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ เพราะนอกจากจะส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานแล้ว ยังเกี่ยวข้องกับต้นทุนระยะยาว เช่น ค่าบำรุงรักษา ค่าอะไหล่ และการบริการหลังการขาย หากเลือกเครื่องที่ไม่เหมาะสม อาจทำให้เสียเงินโดยไม่จำเป็น ดังนั้นในบทความนี้ เราจะพาคุณไปรู้จักกับประเภทของเครื่องถ่ายเอกสารยอดนิยม วิธีเปรียบเทียบข้อดีข้อเสีย และแนวทางเลือกซื้อหรือเช่าให้เหมาะกับองค์กรของคุณ

ประเภทของเครื่องถ่ายเอกสารที่นิยมใช้ในสำนักงาน

1. เครื่องถ่ายเอกสารขนาด A3
   เครื่องถ่ายเอกสารขนาด A3 เหมาะสำหรับงานเอกสารขนาดใหญ่ เช่น แผนผัง วิศวกรรม แบบแปลน หรือเอกสารราชการที่ต้องการพื้นที่การพิมพ์กว้าง เครื่อง A3 มักรองรับการพิมพ์ A4 ได้ด้วย จึงมีความยืดหยุ่นสูง แต่ก็ใช้พื้นที่ในการจัดวางมากกว่าและมีราคาสูงกว่ารุ่น A4
   • ข้อดี:
     • รองรับงานพิมพ์ A3 และ A4
     • ประสิทธิภาพสูง พิมพ์ได้เร็วและจำนวนมาก
       
       
   • ข้อสังเกตุ:
     • ราคาสูงกว่ารุ่นเล็ก
     • ใช้พื้นที่เยอะ
       
       
2. เครื่องถ่ายเอกสารขนาด A4
   รุ่นยอดนิยมในสำนักงานทั่วไป โดยเฉพาะธุรกิจ SME หรือออฟฟิศที่มีพื้นที่จำกัด เครื่อง A4 มักมีขนาดกะทัดรัด เคลื่อนย้ายง่าย และเหมาะกับการใช้งานที่ไม่เน้นเอกสารขนาดใหญ่
   • ข้อดี:
     • ราคาประหยัดกว่า A3
     • ประหยัดพื้นที่
     • ใช้งานง่าย
       
       
   • ข้อสังเกตุ:
     • ไม่รองรับเอกสาร A3
     • ประสิทธิภาพการพิมพ์ต่ำกว่ารุ่นใหญ่
       
       
3. เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชั่น (Multifunction Copier)
   เครื่องประเภทนี้สามารถรวมหลายฟังก์ชันไว้ในเครื่องเดียว เช่น ถ่ายเอกสาร, พิมพ์, สแกน, แฟกซ์ ซึ่งช่วยลดจำนวนอุปกรณ์ในสำนักงาน เหมาะกับองค์กรที่ต้องการความสะดวกและลดต้นทุนการซื้ออุปกรณ์หลายชิ้น
   
   
   • ข้อดี:
     • ประหยัดพื้นที่ ใช้งานได้หลายฟังก์ชัน
     • คุ้มค่าราคาในระยะยาว
       
       
   • ข้อสังเกตุ:
     • หากฟังก์ชันใดเสีย อาจกระทบการใช้งานทั้งระบบ
     • ซ่อมบำรุงอาจซับซ้อนกว่าเครื่องทั่วไป
       
       
4. เครื่องถ่ายเอกสารแบรนด์ Kyocera และแบรนด์ชั้นนำ
   Kyocera เป็นหนึ่งในแบรนด์ที่ได้รับความนิยมในไทย ด้วยจุดเด่นเรื่องประหยัดพลังงาน อายุการใช้งานยาวนาน และต้นทุนต่อแผ่นต่ำ มีทั้งรุ่น A3, A4, และมัลติฟังก์ชั่นให้เลือกหลากหลาย รองรับงานหนักได้ดี

ปัจจัยในการเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะสม

ปริมาณงานเอกสารต่อวัน: 

หากองค์กรของคุณมีการพิมพ์หรือถ่ายเอกสารเป็นจำนวนมาก เช่น โรงเรียน, สำนักงานบัญชี, หรือบริษัทด้านกฎหมาย ควรเลือกเครื่องที่รองรับงานพิมพ์ต่อวันได้มาก มีถาดกระดาษขนาดใหญ่ และความเร็วสูง

พื้นที่วางเครื่อง:
ควรวัดขนาดพื้นที่ที่สามารถวางเครื่องได้ก่อนตัดสินใจ หากมีพื้นที่จำกัดควรเลือกเครื่องแบบ A4 หรือมัลติฟังก์ชั่นขนาดเล็กที่สามารถวางบนโต๊ะได้

งบประมาณ

เครื่องถ่ายเอกสาร A3 และมัลติฟังก์ชั่นมักมีราคาสูงกว่ารุ่นพื้นฐาน A4 แต่ก็คุ้มค่าหากคุณใช้ประโยชน์ได้เต็มที่ อีกทางเลือกคือ การเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ซึ่งช่วยลดต้นทุนการลงทุนเริ่มต้น และยังรวมบริการบำรุงรักษาไปในแพ็กเกจ

การบริการหลังการขาย

เลือกแบรนด์ที่มีศูนย์บริการและทีมช่างในพื้นที่คุณ พร้อมอะไหล่ที่หาง่าย เพื่อให้การซ่อมบำรุงและเปลี่ยนอะไหล่ทำได้รวดเร็ว

เปรียบเทียบข้อดี-ข้อจำกัด เครื่องถ่ายเอกสารแต่ละประเภท

สรุป: เครื่องถ่ายเอกสารแบบไหน เหมาะกับใคร?

• สำนักงานทั่วไป / SME: A4 หรือมัลติฟังก์ชั่นขนาดเล็ก ที่มีฟังก์ชันพื้นฐานครบ ใช้งานง่ายและประหยัดพื้นที่
• องค์กรขนาดกลางถึงใหญ่: เครื่อง A3 หรือมัลติฟังก์ชั่นขนาดใหญ่ ที่รองรับการพิมพ์จำนวนมาก และถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ได้
• ผู้ที่ต้องการความคุ้มค่า: เลือกเครื่องมัลติฟังก์ชั่นแบรนด์ที่เชื่อถือได้ เช่น Kyocera พร้อมบริการหลังการขาย
• ธุรกิจที่ต้องการลดต้นทุนเริ่มต้น: ควรพิจารณา "การเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร" ที่รวมบริการดูแลไว้ในแพ็กเกจ
  
  

หากคุณกำลังมองหาเครื่องถ่ายเอกสารที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ แต่ยังไม่แน่ใจว่าควรเลือกรุ่นไหน หรือลังเลระหว่างการซื้อกับการเช่า เรายินดีให้คำปรึกษาโดยไม่มีค่าใช้จ่าย พร้อมเสนอแพ็กเกจที่เหมาะกับงบประมาณและการใช้งานของคุณ ติดต่อเราที่