5 ฟังก์ชันสำคัญของเครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กที่คนมักมองข้าม

ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามามีบทบาทในทุกด้านของชีวิตการทำงาน เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็ก (Small Photocopy Machine) ยังคงเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับสำนักงานขนาดเล็ก ธุรกิจ SME และ การทำงานจากที่บ้าน ด้วยขนาดที่กะทัดรัด และ ราคาที่เข้าถึงได้ เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็ก จะช่วยตอบโจทย์ความต้องการของผู้ใช้ที่ต้องการความสะดวก และ ประหยัดพื้นที่ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้จำนวนมากมักมองข้ามฟังก์ชันสำคัญที่ซ่อนอยู่ในเครื่องเหล่านี้ ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และ ลดต้นทุนได้อย่างมาก ดังนั้นบทความนี้เราจะเจาะลึก 5 ฟังก์ชันสำคัญของเครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กที่มักถูกมองข้าม เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ในประเทศไทยตระหนักถึงศักยภาพของเครื่องนี้ได้เต็มที่

แนะนำ 5 ฟังก์ชันสำคัญของเครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กที่มักถูกมองข้าม

1. ฟังก์ชันการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล (Scan-to-Digital)

   เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กมักมีฟังก์ชันการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลที่จะช่วยแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ PDF, JPEG หรือ TIFF ซึ่งสามารถบันทึกในคอมพิวเตอร์ แฟลชไดรฟ์ หรือ คลาวด์ได้ทันที ฟังก์ชันนี้มักถูกมองข้ามเพราะผู้ใช้งานมักเน้นการถ่ายเอกสาร หรือ พิมพ์มากกว่าการสแกนเป็นหลัก ซึ่งประโยชน์ของฟังก์ชันนี้นั้น จะช่วยลดการใช้กระดาษ และ พื้นที่จัดเก็บเอกสาร ทำให้สำนักงานเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม อีกทั้งยังมีความสะดวกในการแชร์เอกสารผ่านอีเมล หรือ แพลตฟอร์ม เช่น Google Drive หรือ LINE และ ช่วยจัดเก็บเอกสารสำคัญ เช่น สัญญา หรือ ใบเสร็จ ในรูปแบบดิจิทัลที่ค้นหาได้ง่าย

   คุณสมบัติที่มักถูกมองข้ามยกตัวอย่างเช่น

   • การสแกนแบบสองหน้า (Duplex Scanning): สแกนเอกสารทั้งสองหน้าอัตโนมัติในครั้งเดียว
   • การแปลงเป็นไฟล์แก้ไขได้ (OCR): เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กจะใช้เทคโนโลยี Optical Character Recognition เพื่อแปลงเอกสารเป็นไฟล์ Word หรือ Excel ที่แก้ไขได้
   • การสแกนไปยังคลาวด์: สามารถส่งไฟล์ไปยัง Google Drive, Dropbox หรือ OneDrive โดยตรงได้ 2. ฟังก์ชันการพิมพ์ไร้สาย (Wireless Printing)

2. ฟังก์ชันการพิมพ์ไร้สาย (Wireless Printing)

   ฟังก์ชันการพิมพ์ไร้สายของเครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กจะช่วยให้ผู้ใช้สั่งพิมพ์จากสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรือ แล็ปท็อปผ่าน Wi-Fi, Bluetooth หรือ แอปพลิเคชัน เช่น AirPrint, Google Cloud Print หรือ แอปของผู้ผลิต (เช่น Canon PRINT) ผู้ใช้มักมองข้ามฟังก์ชันนี้เพราะคิดว่าการเชื่อมต่อผ่านสาย USB เพียงพอ โดยประโยชน์ของฟังก์ชันนี้นั้นจะมีความสะดวกในการพิมพ์จากอุปกรณ์หลายเครื่องได้โดยไม่ต้องต่อสาย แล้วยังรองรับการทำงานจากที่บ้าน หรือ นอกสถานที่ เช่น การพิมพ์จากสมาร์ทโฟนขณะอยู่นอกสำนักงาน และ ยังลดความรกจากสายเคเบิล ทำให้โต๊ะทำงานดูมินิมอล อีกด้วย

   คุณสมบัติที่มักถูกมองข้ามยกตัวอย่างเช่น

   • การพิมพ์ผ่านแอป: การใช้แอปจะช่วยควบคุมการพิมพ์และ สแกนจากระยะไกลได้
   • การพิมพ์จากคลาวด์: เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กสามารถพิมพ์เอกสารจาก Google Drive หรือ Dropbox โดยไม่ต้องดาวน์โหลด
   • การพิมพ์โดยตรงจาก USB หรือ SD Card: ในบางรุ่นยังรองรับการพิมพ์ไฟล์จากแฟลชไดรฟ์โดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ใดๆ

3. ฟังก์ชันการถ่ายเอกสารแบบสองหน้า (Duplex Copying)

   ฟังก์ชันการถ่ายเอกสารแบบสองหน้าจะช่วยให้เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กถ่ายสำเนาด้านหน้า และหลังของเอกสารได้โดยอัตโนมัติ โดยใช้ถาดป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF - Automatic Document Feeder) ผู้ใช้มักมองข้ามฟังก์ชันนี้เพราะคิดว่าการถ่ายทีละหน้าก็เพียงพอแล้ว โดยประโยชน์ของฟังก์ชันนี้นั้นจะช่วยลดการใช้กระดาษลง 50% ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย และ เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม อีกทั้งยังลดเวลาในการถ่ายเอกสารสองหน้า เช่น จาก 10 นาทีเหลือ 3 นาที จึงเหมาะสำหรับเอกสารที่มีความยาว เช่น รายงาน หรือ สัญญา

   คุณสมบัติที่มักถูกมองข้ามยกตัวอย่างเช่น

   • ถาดป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF): ที่มีการรองรับการถ่ายเอกสารหลายหน้าโดยไม่ต้องวางทีละแผ่น
   • การปรับแต่ง: เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กสามารถเลือกถ่ายเอกสารแบบ 1:2 (หนึ่งหน้าต่อสองหน้า) หรือ 2:2(สองหน้าต่อสองหน้า) ได้
   • การรวมหน้า: เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กสามารถถ่ายเอกสารได้หลายหน้าในหน้าเดียว เช่น 4 หน้าใน 1 แผ่น เพื่อประหยัดกระดาษ

4. ฟังก์ชันการจัดการเอกสารผ่านซอฟต์แวร์ (Document Management Software)

   เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กสมัยใหม่นั้นจะมาพร้อมกับซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการเอกสาร เช่น การจัดเก็บ แยกประเภท หรือ ค้นหาเอกสารในระบบดิจิทัล ฟังก์ชันนี้มักถูกมองข้ามเพราะผู้ใช้ไม่ทราบถึงความสามารถของซอฟต์แวร์ ซึ่งประโยชน์ของซอฟต์แวร์จะช่วยจัดระเบียบเอกสารดิจิทัล เช่น การตั้งชื่อไฟล์อัตโนมัติ หรือ แยกไฟล์ตามประเภท อีกทั้งยังช่วยลดเวลาการค้นหาเอกสารจากชั่วโมงเหลือไม่กี่นาทีและ ยังรองรับการทำงานร่วมกับทีมผ่านระบบเครือข่ายได้

5. ฟังก์ชันประหยัดพลังงานและโหมด Eco

   ฟังก์ชันการประหยัดพลังงานจะช่วยลดการใช้ไฟฟ้าเมื่อเครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กไม่ได้ใช้งาน เช่น เข้าสู่โหมดสลีป (Sleep Mode) หรือ ปิดอัตโนมัติ ผู้ใช้มักมองข้ามฟังก์ชันนี้เพราะคิดว่าไม่ส่งผลต่อค่าใช้จ่ายมากนัก แต่จริงๆแล้วฟังก์ชั่นนี้นั้นช่วยลดค่าไฟฟ้าลงถึง 20-30% โดยเฉพาะในสำนักงานที่ใช้เครื่องหลายๆชั่วโมง แถมยังเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมโดยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอน และ ช่วยยืดอายุเครื่องถ่ายเอกสารโดยลดการทำงานของชิ้นส่วนเมื่อไม่ใช้งาน

   คุณสมบัติที่มักถูกมองข้ามยกตัวอย่างเช่น

   • โหมดสลีปอัตโนมัติ: เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กจะเข้าสู่โหมดประหยัดพลังงานหลังไม่ได้ใช้งาน 1-5 นาที
   • การตั้งเวลาเปิด-ปิด: เราสามารถตั้งเวลาให้เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กปิดอัตโนมัติหลังเลิกงานได้
   • การใช้หมึก หรือ ผงหมึกประหยัด: บางรุ่นของเครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็ก มีโหมดประหยัดผงหมึกสำหรับเอกสารที่ไม่ต้องการความคมชัดสูง

จากที่กล่าวมาจะพบว่าการใช้ฟังก์ชันเหล่านี้จะช่วย SME และ สำนักงานขนาดเล็กในประเทศไทยเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และ ตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่ การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กจากแบรนด์ที่น่าเชื่อถือ เช่น Brother, Canon หรือ Kyocera และ การฝึกอบรมพนักงานให้ใช้ฟังก์ชันอย่างเต็มที่ จะช่วยให้การลงทุนคุ้มค่า และ นำไปสู่ความสำเร็จที่ยั่งยืนได้ ดังนั้นหากกำลังมองหาเครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็กที่มีให้เลือกหลากหลายรุ่นเราขอแนะนำ บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการเครื่องถ่ายเอกสาร Kyocera เครื่องพิมพ์เลเซอร์ เครื่อง ALL IN ONE และ scanner แบบครบวงจร ด้วยประสบการณ์ยาวนานกว่า 30 ปี เราพร้อมให้คำปรึกษา และ จัดจำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารในราคาย่อมเยา รวมถึงบริการให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องปริ้นเตอร์ทั้งแบบเลเซอร์ และ เลเซอร์สี เพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของลูกค้านอกจากเครื่องพิมพ์แล้ว เรายังมีอุปกรณ์งานพิมพ์ครบครัน เช่น ตลับหมึก ผงหมึก ดรัมเครื่องปริ้น และ หมึกพิมพ์ชนิดต่างๆ ให้เลือกสรรตามความต้องการ พร้อมบริการแบบครบวงจรตั้งแต่การให้คำแนะนำ การสั่งซื้อ การติดตั้ง ไปจนถึงบริการซ่อมแซม และ การตรวจบำรุงรักษานั้นเอง

ติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่นี่

บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด
เลขที่ 99/97 หมู่ 5 ตำบลลำโพ อำเภอบางบัวทอง จังหวัดนนทบุรี 11110