5 เหตุผลที่ธุรกิจควรลงทุนกับเครื่องปริ้น All in One ระบบเช่าแทนการซื้อขาด

ในยุคที่การแข่งขันสูง ธุรกิจทุกขนาดต้องอาศัยความรวดเร็วและความแม่นยำในการจัดการงานเอกสาร ตั้งแต่งานพิมพ์สแกนถ่ายเอกสาร ไปจนถึงการส่งแฟกซ์ คำถามสำคัญที่เจ้าของธุรกิจและฝ่าย IT พบเจออยู่เสมอคือ ควรซื้อเครื่องปริ้น All-in-One มาใช้เอง หรือ ควรเช่ารายเดือนจะคุ้มค่ากว่ากัน? คำตอบ คือ องค์กรจำนวนมากกำลังเปลี่ยนมาใช้บริการเช่าเครื่องปริ้น All-in-One แทนการซื้อขาด การเช่าไม่เพียงช่วยลดต้นทุนเริ่มต้น แต่ยังทำให้ระบบงานเอกสารมีประสิทธิภาพสูงขึ้น สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างชัดเจนและลดภาระงานของพนักงานได้อย่างมหาศาล บทความนี้จะเจาะลึก 5 เหตุผลสำคัญ ที่ทำให้การเช่าเป็นทางเลือกที่เหนือกว่าการซื้อขาดสำหรับธุรกิจยุคใหม่ พร้อมยกตัวอย่างสถานการณ์จริงเพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนที่สุด

5 ประโยชน์ที่จะได้รับหากใช้เครื่องปริ้นแบบ All in One ระบบเช่าแทนการซื้อขาด

1. ควบคุมต้นทุนได้ง่ายกว่า — ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง

   เมื่อต้องซื้อเครื่องปริ้นใหม่ หลายๆ ธุรกิจอาจคิดว่ามีค่าใช้จ่ายแค่ครั้งเดียว แต่ความจริงคือ “ค่าใช้จ่ายแฝงจำนวนมาก” ตามมา เช่น ค่าหมึก หรือ โทนเนอร์ที่ต้องเปลี่ยนเป็นประจำ ,ค่าซ่อมเมื่อเครื่องติดขัด, ค่าอะไหล่เวลาอุปกรณ์สึกหรอ , ค่าแรงช่าง หรือ ค่าเสียเวลาเมื่อเครื่องใช้การไม่ได้ โดยสิ่งเหล่านี้สามารถทำให้ค่าใช้จ่ายรายปีพุ่งสูงกว่าราคาซื้อเครื่องจริงถึง 2–3 เท่าได้

   แต่ถ้าเปลี่ยนมาเช่าเครื่องปริ้นแบบ All in One? คุณจะมีค่าใช้จ่ายแบบรายเดือนที่ชัดเจน ไม่มีแอบแฝง เพราะบริการส่วนใหญ่รวมอยู่ในแพ็กเกจแล้ว เช่น ค่าหมึก / โทนเนอร์ , ค่าซ่อม , อะไหล่ และค่าแรง , เปลี่ยนเครื่องใหม่ทันทีหากมีปัญหาหนัก และมีบริการ On-site Support เท่ากับว่า ทุกค่าใช้จ่ายสามารถควบคุมได้ง่าย ตั้งงบล่วงหน้าได้ และ ไม่มีความเสี่ยงว่างบจะบานปลายเหมือนการซื้อขาด

2. ได้ใช้เครื่องปริ้นรุ่นใหม่อยู่เสมอ — เทคโนโลยีทันสมัยกว่า

   การซื้อเครื่องปริ้น 1 ครั้ง อาจต้องใช้ยาวถึง 4–6 ปี หรือ บางบริษัทใช้ยาวถึง 10 ปี แต่ปัญหา คือเทคโนโลยีเครื่องปริ้นพัฒนาเร็วมาก ทั้งด้านความเร็ว ความคมชัด ความเสถียร ระบบไร้สาย และ ระบบประหยัดพลังงาน เมื่อใช้เครื่องเก่าไปนานเกินไป คุณจะพลาดสิ่งสำคัญ เช่น ความเร็วพิมพ์ที่ช้ากว่ามาตรฐาน , ระบบ Scan to Email/Cloud ที่ล้าหลัง , ฟังก์ชันป้องกันข้อมูลล้าสมัย , ความสิ้นเปลืองหมึก และ อัตราการซ่อมสูงขึ้นเมื่อเครื่องเก่า แต่การเช่าเครื่องปริ้นแบบ All in One ทำให้คุณอัปเกรดเครื่องใหม่ได้ตลอดอายุสัญญา ผู้ให้บริการจะเปลี่ยนรุ่นใหม่ให้อัตโนมัติเมื่อถึงรอบ หรือ เมื่อเครื่องเริ่มมีประสิทธิภาพลดลง

   โดยข้อดีที่ธุรกิจจะได้รับ เช่น ใช้เครื่องรุ่นใหม่เสมอ , มีเทคโนโลยีที่ทันสมัยช่วยให้พนักงานทำงานเร็วขึ้น , ลดความเสี่ยงโครงสร้างเครื่องปริ้นเก่าเสียบ่อย และรองรับงานเอกสารปริมาณมากได้แบบเสถียร

3. ลดภาระของทีมไอที และ พนักงาน — ไม่ต้องดูแลเครื่องเอง

   หลายๆ บริษัทอาจคิดว่าเครื่องปริ้นแค่ตัวเดียว ไม่น่าจะยุ่งยากอะไร แต่ความจริงแล้วการดูแล เครื่องปริ้น คือ ภาระที่กินเวลาของพนักงานอย่างมาก โดยเฉพาะ หากเครื่องติดกระดาษ , เครื่องแจ้งเตือนหมึกหมด , งานพิมพ์ค้าง , ปริ้นเป็นเส้น , สแกนไม่ออก หรือ เครื่องล่มบ่อย ซึ่งพนักงานอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงรวมกันเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ บางครั้งต้องเรียกทีมไอทีมาแก้ไข แต่ถ้าคุณใช้ระบบเช่า? ผู้ให้บริการเช่าเครื่องปริ้น All in One จะเข้ามาดูแลทั้งหมด เช่น ตรวจเช็กสภาพเครื่องตามรอบ (Preventive Maintenance) , เข้าซ่อมภายใน 2–4 ชม. , เปลี่ยนอะไหล่ให้ทันที , แก้ปัญหาออนไลน์แบบ Remote Support และ มีเครื่องสำรองให้ถ้าเครื่องหลักเสีย

4. ได้ระบบจัดการปริมาณงานพิมพ์ (Print Management) — ควบคุมต้นทุนดีกว่า

   ในองค์กรขนาดกลางและใหญ่ ค่างานพิมพ์ คือ ค่าใช้จ่ายที่สูงแบบที่หลายๆ คนอาจคาดไม่ถึง โดยสถิติ ชี้ว่า องค์กรทั่วไปจะใช้ต้นทุนงานเอกสารมากถึง 1–3% ของรายได้ทั้งหมดต่อปี เหตุผลคือ พนักงานพิมพ์แบบไม่จำเป็น , พิมพ์ผิด พิมพ์ซ้ำ , ใช้สีโดยไม่จำเป็น , ไม่มีระบบควบคุมโควต้าการพิมพ์ และ ไม่มีการเก็บประวัติใครพิมพ์อะไร

   ซึ่งบริการเช่าเครื่องปริ้นแบบ All in One จะมีระบบ Print Management / User Tracking ที่จะช่วยให้คุณควบคุมทุกอย่างได้ เช่น จำกัดจำนวนงานพิมพ์รายบุคคล , ตั้งให้พิมพ์เป็นแบบขาวดำอัตโนมัติ , จัดการสิทธิ์การพิมพ์สี , เก็บ Log การใช้งานทั้งหมด , ลดการพิมพ์ซ้ำ หรือ พิมพ์แล้วลืม และ ป้องกันเอกสารลับรั่วไหลด้วย Secure Print ผลลัพธ์คือ ช่วยลดค่าใช้จ่ายงานพิมพ์ได้ถึง 20–50% ทันที

5. ไม่ต้องลงทุนก้อนใหญ่ — ใช้เงินสดไปกับเรื่องที่คุ้มค่ากว่า

   การซื้อเครื่องปริ้นแบบ All in One คุณภาพดี มักมีราคาตั้งแต่ 15,000 – 120,000 บาท ขึ้นอยู่กับรุ่น แต่เมื่อมีจำนวนหลายๆ ฝ่าย เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายบุคคล ฝ่ายวิศวกร ฯลฯ ธุรกิจอาจต้องใช้เงินลงทุนเกิน 200,000–500,000 บาททันที โดยปัญหา คือ เงินสดจำนวนนี้อาจนำไปใช้กับสิ่งที่สร้าง รายได้ให้ธุรกิจได้มากกว่า เช่น ซื้อสินค้าเพิ่ม , ทำการตลาด , พัฒนาระบบออนไลน์ , ลงทุนในเครื่องจักร หรือจ่ายเป็นเงินหมุนสำหรับออเดอร์ใหญ่ แต่การเช่าเครื่องปริ้นแบบ All in One นั้นจะทำให้คุณ ไม่ต้องสำรองเงินก้อน สามารถกระจายค่าใช้จ่ายรายเดือนได้ และ ช่วยเก็บเงินสดไว้ใช้กับเรื่องที่สำคัญกว่าได้

หากสนใจบริการเช่าเครื่องปริ้น All-in-One พร้อมบริการครบวงจร ติดต่อเรา ผู้เชี่ยวชาญด้านเครื่องพิมพ์ Kyocera ด้วยประสบการณ์ยาวนานกว่า 30 ปี ปรึกษา ฟรี

ติดต่อสอบถาม

บริษัท โมโน โอเอ เซอร์วิส จำกัด
เลขที่ 99/97 หมู่ 5 ตำบลลำโพ อำเภอบางบัวทอง จังหวัดนนทบุรี 11110