5 สัญญาณเตือนที่บอกว่าออฟฟิศของคุณถึงเวลาเปลี่ยนเครื่องถ่ายเอกสารใหม่

หลายองค์กรมักฝืนใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องเดิมต่อไปตราบใดที่ยังพอสั่งพิมพ์งานได้ แต่ในความเป็นจริง เครื่องที่เสื่อมสภาพอาจกำลังสร้าง "ต้นทุนแฝง" ที่สูงกว่าการจัดหาเครื่องใหม่ ทั้งค่าซ่อมเครื่องถ่ายเอกสารจุกจิก ค่าหมึกและค่าไฟที่สิ้นเปลือง ไปจนถึงการเสียเวลาทำงานของพนักงานเมื่อเครื่องค้างในชั่วโมงเร่งด่วน

หากคุณกำลังลังเลว่าเครื่องที่ใช้อยู่ยังคุ้มที่จะซ่อมต่อหรือไม่ Mono Oa Service สรุป 5 สัญญาณเตือนสำคัญ ที่ช่วยให้ผู้บริหารและฝ่ายจัดซื้อประเมินความคุ้มค่า ก่อนตัดสินใจอัปเกรดหรือเช่าเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องใหม่ได้อย่างตรงจุดครับ

1. เครื่องค้างหรือกระดาษติด (Paper Jam) ถี่เกินไป

ปัญหากระดาษติดแทบทุกวันหรือติดทุกครั้งที่พิมพ์งานชุดใหญ่ แสดงว่าลูกยางดึงกระดาษ (Roller) หรือชุดฟันเฟืองภายในเสื่อมสภาพอย่างหนัก

- ผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานในออฟฟิศ

พนักงานเสียเวลาแกะกระดาษเป็นประจำ งานเอกสารสำคัญล่าช้า และสิ้นเปลืองกระดาษโดยเปล่าประโยชน์

- จุดสังเกตที่บอกว่าการซ่อมไม่คุ้มอีกต่อไป

เปลี่ยนลูกยางหรือเรียกช่างมาแก้ไขแล้ว แต่อาการเดิมยังกลับมาซ้ำภายในไม่กี่สัปดาห์ การเปลี่ยนเครื่องใหม่จะตอบโจทย์ในระยะยาวมากกว่า

2. ค่าซ่อมเครื่องถ่ายเอกสารและอะไหล่สูงเกิน 50% ของค่าเช่าเครื่องใหม่

เครื่องถ่ายเอกสารที่มีอายุเกิน 5-7 ปี อะไหล่สำคัญที่มีราคาสูงมักทยอยหมดอายุขัยพร้อมกัน

- อะไหล่หลักเริ่มเสื่อมสภาพพร้อมกัน

ชุดทำความร้อน (Fuser Unit), ดรัมหมึก (Drum) หรือแผงวงจรควบคุม มีราคาค่าเปลี่ยนค่อนข้างสูงเมื่อเสื่อมสภาพ

- วิธีคำนวณความคุ้มค่าระหว่างซ่อมต่อกับเปลี่ยนเครื่องใหม่

รวมใบเสร็จค่าซ่อมและค่าอะไหล่ย้อนหลัง 6-12 เดือน หากยอดรวมใกล้เคียงกับค่าเช่ารายเดือน การเปลี่ยนเครื่องใหม่จะช่วยประหยัดงบได้ทันที

3. คุณภาพงานพิมพ์ตกลงจนกระทบภาพลักษณ์องค์กร

เอกสารที่ส่งให้ลูกค้าคือหน้าตาและความน่าเชื่อถือของบริษัท อาการผิดปกติที่เกิดขึ้นแม้จะเปลี่ยนตลับหมึกใหม่แล้ว คือสัญญาณความเสื่อมสภาพภายในระบบพิมพ์

- อาการผิดปกติจากความเสื่อมสภาพภายในระบบพิมพ์

• มีเส้นดำยาวพาดผ่านกระดาษ หรือมีจุดหมึกเลอะกระจายตลอดเวลา
• ตัวหนังสือจางเป็นแถบ ความคมชัดไม่สม่ำเสมอ
• ภาพหรือกราฟิกสีเพี้ยนไปจากไฟล์ต้นฉบับอย่างมาก

4. ความเร็วและฟังก์ชันไม่ทันต่อการเติบโตของสำนักงานยุคใหม่

เมื่อบริษัทขยายตัว เครื่องรุ่นเก่าที่ทำได้แค่ถ่ายเอกสารและปริ้นผ่านสาย LAN อาจกลายเป็นคอขวดของการทำงาน

- ฟีเจอร์สำคัญที่เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานยุคดิจิทัลควรมี

สแกนสองหน้าอัตโนมัติความเร็วสูง (Dual Scan), ส่งไฟล์เข้าอีเมลหรือโฟลเดอร์โดยตรง, สั่งพิมพ์ไร้สายผ่านมือถือ และระบบรหัสผ่านรายแผนกเพื่อคุมงบการพิมพ์

- ข้อดีของการอัปเกรดเป็นเครื่องถ่ายเอกสาร Kyocera รุ่นใหม่

5. หาซื้อตลับหมึกและอะไหล่แท้ได้ยากขึ้น

เครื่องถ่ายเอกสารที่ตกรุ่นไปนานแล้ว สร้างความเสี่ยงที่งานเอกสารจะหยุดชะงักในระยะยาว

- ความเสี่ยงเมื่อใช้เครื่องถ่ายเอกสารที่ตกรุ่นแล้ว

อะไหล่เริ่มเลิกผลิต ต้องรอนำเข้าอะไหล่นานหลายสัปดาห์ทำให้ออฟฟิศขาดเครื่องใช้งาน และตลับหมึกรุ่นเก่ามักมีราคาสูงเมื่อเทียบกับปริมาณแผ่นที่พิมพ์ได้

ทางออกที่คุ้มค่า: เปลี่ยนมา "เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร" กับ Mono Oa Service

หากมีสัญญาณเตือนตั้งแต่ 2 ข้อขึ้นไป การฝืนใช้เครื่องเดิมอาจทำให้เสียค่าใช้จ่ายมากกว่าเดิม

- ควบคุมงบประมาณได้ 100% ด้วยบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Kyocera

การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารไม่ต้องใช้เงินก้อนใหญ่ ฟรีค่าซ่อมบำรุง ฟรีอะไหล่ และฟรีหมึกพิมพ์ตลอดสัญญา หรือหากซื้อขาดก็สามารถเลือกรุ่นที่คืนทุนไวตามปริมาณงานจริง

- บริการให้คำปรึกษาและประเมินหน้างานฟรีโดยทีมช่างประสบการณ์กว่า 30 ปี

ที่ Mono OA Service พร้อมประเมินความคุ้มค่า แนะนำเครื่องถ่ายเอกสาร Kyocera รุ่นที่เหมาะสม และให้บริการตรวจเช็กครบวงจร